加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

　　事業(yè)單位檔案是對(duì)單位內(nèi)部的人、財(cái)、物、事等多方面工作的真實(shí)記錄，在領(lǐng)導(dǎo)決策、工作考查、機(jī)構(gòu)改革、保障職工合法權(quán)益方面有著非常關(guān)鍵的作用，同時(shí)其也是保障事業(yè)單位不斷完善自身監(jiān)督體系，有序開(kāi)展工作的基礎(chǔ)。另外，其在國(guó)家檔案資源體系建設(shè)方面也有著較高的價(jià)值。目前，大部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，且存在內(nèi)部職工綜合素質(zhì)較低、軟硬件設(shè)施不完善、管理制度缺失、監(jiān)管手段落后等問(wèn)題。但伴隨當(dāng)前信息化技術(shù)的發(fā)展以及自動(dòng)化辦公模式的不斷普及，檔案管理信息化建設(shè)工作逐漸融入事業(yè)單位檔案管理工作中，這也表明當(dāng)前事業(yè)單位需要對(duì)內(nèi)部工作做好重新定位，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

　　而在此關(guān)鍵工作節(jié)點(diǎn)上，事業(yè)單位需要精確了解傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，制定高效的改進(jìn)措施，以提高工作人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理制度，調(diào)整檔案管理模式，為檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展創(chuàng)建更多優(yōu)勢(shì)條件，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理效率，使其順應(yīng)新時(shí)期社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，做到內(nèi)外同步革新。

　　加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

　　事業(yè)單位是將政府職能作為根本宗旨，且具有公益性的單位主體，一個(gè)優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位能夠極大地推動(dòng)社會(huì)公共服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展，這也間接性地證實(shí)了事業(yè)單位存在的必要性和重要價(jià)值。而事業(yè)單位的檔案管理工作則直接影響著事業(yè)單位人才招聘、管理等工作的開(kāi)展以及自身職能的發(fā)揮?，F(xiàn)如今，社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位的規(guī)模體系逐漸壯大，工作人員數(shù)量大幅增加，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理模式難以滿足現(xiàn)實(shí)需求，傳統(tǒng)管理方式暴露出一定問(wèn)題。比如傳統(tǒng)手工記錄的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力和物力，甚至需要占用大量的時(shí)間和空間成本，時(shí)間久了還會(huì)出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤、檔案丟失、檔案泄露等諸多問(wèn)題。

　　而在信息化背景下，逐漸成熟的信息化技術(shù)為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理改革優(yōu)化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也為其提供了充足的技術(shù)支撐。從實(shí)際反饋情況來(lái)看，在信息化發(fā)展背景下對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化具有劃時(shí)代的意義，這也是未來(lái)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理方式落后，檔案管理機(jī)制單一，檔案信息收集渠道局限性較大，信息集成、分析、評(píng)價(jià)體系不健全，這些問(wèn)題需要相關(guān)單位提高重視，積極尋找解決辦法。

　　事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

　　在檔案管理中融入信息化技術(shù)能夠延長(zhǎng)檔案保存的時(shí)間。事業(yè)單位在日常工作中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，而且這種檔案資料基本以紙質(zhì)材料為主，如果將紙質(zhì)材料長(zhǎng)時(shí)間放置在指定環(huán)境中，沒(méi)有及時(shí)整理或打掃，很容易造成材料損壞；或者是在遇到突發(fā)情況時(shí)，海量資料難以在第一時(shí)間得到保護(hù)或轉(zhuǎn)移。而信息化檔案管理方式的利用可以使檔案數(shù)據(jù)通過(guò)后臺(tái)系統(tǒng)直接傳輸?shù)街付ㄓ脖P或移動(dòng)端平臺(tái)中，不僅不會(huì)占用大面積的空間，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料實(shí)時(shí)調(diào)取，非常方便。而且現(xiàn)在大部分系統(tǒng)都有備份功能，即使數(shù)據(jù)被損壞或誤刪，也能通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

　　此外，在檔案管理中融入信息化技術(shù)能夠提高檔案資料的便攜性。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大部分檔案都是紙質(zhì)形式，外出工作時(shí)攜帶非常不方便，尤其是在檔案調(diào)取時(shí)，需要逐一進(jìn)行核查。而在信息化檔案管理模式下，只需要將資料儲(chǔ)存在系統(tǒng)或u盤當(dāng)中，這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查找，還能在線上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸，提高檔案的利用效率。

　　加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

　　信息化檔案管理制度體系不完善

　　根據(jù)目前的發(fā)展情況來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的不足，主要原因就是信息化檔案管理制度的不完善。并且，根據(jù)目前檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展情況來(lái)看，完善信息化檔案管理制度的主要目的就是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，并結(jié)合完善的檔案管理體系將信息化技術(shù)融入檔案管理工作中。但是目前大部分事業(yè)單位并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，雖然大部分事業(yè)單位制定了相應(yīng)的管理制度，但是許多制度如同擺設(shè)，并沒(méi)有起到實(shí)質(zhì)性的作用，檔案管理人員的實(shí)際操作也與制度中規(guī)定的內(nèi)容不符，這使得檔案管理工作人員在工作時(shí)具有一定的隨意性，無(wú)法滿足目前檔案管理信息化建設(shè)工作的需求，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作的效率一直無(wú)法提高。

　　沒(méi)有意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性

　　隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中起著至關(guān)重要的作用，與此同時(shí)，各行各業(yè)都開(kāi)展了不同程度的檔案管理信息化建設(shè)并取得了很大反響。雖然目前我國(guó)信息化程度不斷加深，但是信息化技術(shù)在事業(yè)單位并沒(méi)有得到深入的應(yīng)用，事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)的重視程度較低，這就從根本上導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的落實(shí)效果不理想。當(dāng)前，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的需求，在人力辦公的模式下，檔案管理工作的出錯(cuò)率很高，并且，隨著時(shí)代的發(fā)展，大部分檔案資料還面臨丟失的風(fēng)險(xiǎn)，這從根本上給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了很多的問(wèn)題。

　　工作人員信息化水平較低

　　從目前出現(xiàn)的種種問(wèn)題來(lái)看，大部分事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)程度較低，檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)存在很大的缺陷。首先，事業(yè)單位檔案管理工作人員的信息化水平不高，對(duì)工作不認(rèn)真；其次，在檔案管理工作方面，事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)專業(yè)培訓(xùn)的重要性，忽略了對(duì)工作人員的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致雖然事業(yè)單位內(nèi)部開(kāi)始了檔案管理信息化建設(shè)工作，但是工作人員的工作水平和專業(yè)能力卻沒(méi)有得到切實(shí)提高，無(wú)法滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

　　加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

　　優(yōu)化檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)

　　事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的核心內(nèi)容之一就是加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)的設(shè)計(jì)工作。在對(duì)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的各項(xiàng)功能進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，應(yīng)該著重使用多種檔案信息資料數(shù)據(jù)采集工具，保障信息收集的多樣性和完善性，這樣也有利于信息化系統(tǒng)平臺(tái)可以及時(shí)收集到單位內(nèi)部以及各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的歸檔資料數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)其的有效收集、利用、鑒定等，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　在實(shí)際工作開(kāi)展中，可以從以下幾個(gè)層面展開(kāi)：在初步構(gòu)建電子檔案文件資料形式的過(guò)程中，可以將檔案資料文件的起草流程、流轉(zhuǎn)流程等進(jìn)行連接，然后利用系統(tǒng)平臺(tái)的檔案接口與采集引擎做好對(duì)接工作，最后根據(jù)檔案資料的歸檔要求對(duì)其進(jìn)行預(yù)先歸檔；對(duì)于檔案管理流程，需要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案資料的系統(tǒng)化采集、分類管理、檢索查詢、鑒定統(tǒng)計(jì)、專題編研等工作，完善檔案管理工作體系；檔案資料的長(zhǎng)期管理工作需要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求進(jìn)行，對(duì)數(shù)據(jù)管理、長(zhǎng)期存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)防偽等工作進(jìn)行優(yōu)化，或創(chuàng)建出功能更加豐富完善的檔案管理平臺(tái)，做好對(duì)各種檔案資料的集中化管理，減少問(wèn)題的出現(xiàn)，保障檔案管理工作規(guī)范化、高效化。

　　提高檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)性和安全性

　　要想促使當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就必須充分根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定更加完善的檔案信息化管理體系，明確事業(yè)單位檔案的分類、格式、編目、歸集、整理等工作的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性與安全性。檔案信息化管理工作會(huì)涉及大量復(fù)雜的單位內(nèi)部檔案資料，所以更應(yīng)該注意凸顯檔案信息化管理的安全性。對(duì)于事業(yè)單位檔案信息采集工作，首先要對(duì)內(nèi)部資料進(jìn)行明確劃分，特別是一些涉密或機(jī)密文件，需要按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類、采集以及后期存儲(chǔ)載體的轉(zhuǎn)換，保障檔案的安全性；其次，要對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的制作收發(fā)、復(fù)制傳遞、保存使用等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，涉及機(jī)密文件的，要按照保密規(guī)定進(jìn)行，最大可能避免資料數(shù)據(jù)丟失、泄露等問(wèn)題的出現(xiàn)。除此之外，要做好檔案管理信息化系統(tǒng)軟件、硬件的升級(jí)維護(hù)工作，特別是要做好檔案資料備份工作，防止系統(tǒng)長(zhǎng)時(shí)間不更新而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題。對(duì)于一些內(nèi)部資料的銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，按照特定程序逐步進(jìn)行，防止風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

　　加大資金投入，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為全面落實(shí)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，首先，當(dāng)?shù)卣约跋嚓P(guān)單位要引起足夠的重視，并適當(dāng)?shù)丶哟筚Y金投入，為后續(xù)建設(shè)工作的開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，還可以為其設(shè)置專項(xiàng)資金。政府除了要投入資金以外，還要帶動(dòng)相關(guān)單位進(jìn)行投資，并把建設(shè)資金納入預(yù)算中，從而利用多方力量推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。其次，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新。由于整體工作模式和檔案管理機(jī)制的變化，傳統(tǒng)設(shè)備已經(jīng)無(wú)法滿足檔案管理工作需求，對(duì)此，相關(guān)部門要依據(jù)管理模式選購(gòu)專門的設(shè)備，并配備專業(yè)技術(shù)人員開(kāi)發(fā)對(duì)應(yīng)的工作系統(tǒng)，從而對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化、統(tǒng)一化和規(guī)范化管理。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)購(gòu)買電子檔案管理設(shè)備，同時(shí)還可引進(jìn)專業(yè)人才或?qū)ΜF(xiàn)有人才進(jìn)行培養(yǎng)，使其熟練掌握檔案信息化管理能力。再次，強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)或工作人員可以在單位用手機(jī)將檔案實(shí)時(shí)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行識(shí)別檢查，這種方式能夠自動(dòng)錄入檔案，方便快捷，且出錯(cuò)率低。最后，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，使他們能更好地工作，提高工作效率。

　　打造專業(yè)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)

　　當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)深入，但是面臨著相應(yīng)人才短缺的問(wèn)題。如何提高信息化檔案管理的實(shí)際效率，怎樣采用全新的管理模式進(jìn)行檔案管理，是相關(guān)單位在加強(qiáng)專業(yè)信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)過(guò)程中需要著重思考的問(wèn)題。為切實(shí)提高工作人員的信息化水平，相關(guān)單位可以根據(jù)自身工作模式和檔案管理信息化建設(shè)需求制定對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)人才對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，在提高工作人員信息化水平的同時(shí)，增加其知識(shí)儲(chǔ)備。另外，還可以舉辦技術(shù)交流會(huì)，讓不同單位的工作人員進(jìn)行溝通交流，相互借鑒，提高自身的專業(yè)水平。單位內(nèi)部還可以開(kāi)設(shè)線上學(xué)習(xí)課程，方便工作人員隨時(shí)隨地進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而打造一支高素養(yǎng)、高水平的事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍。

　　健全信息化檔案管理法律體系

　　雖然當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)正在全面進(jìn)行，但是針對(duì)此項(xiàng)建設(shè)工作的相關(guān)法律體系和規(guī)章制度卻不是很完善。相關(guān)法律體系和規(guī)章制度是檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，相關(guān)單位要引起高度重視，并積極制定具有針對(duì)性的規(guī)章制度，確保后續(xù)信息化檔案管理工作有章可依。在制定相關(guān)規(guī)章制度前，要對(duì)不同地區(qū)進(jìn)行調(diào)查分析，掌握事業(yè)單位檔案管理工作的具體特點(diǎn)和實(shí)際要求，從而為制度的完善提供參考，同時(shí)保障規(guī)章制度的內(nèi)容有較強(qiáng)的針對(duì)性。另外，還要對(duì)工作人員的基本義務(wù)和相關(guān)責(zé)任作出明確規(guī)定。在全新制度落實(shí)前，可以先選擇部分地區(qū)進(jìn)行試用，根據(jù)反饋對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。

　　綜上所述，面對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)，相關(guān)事業(yè)單位務(wù)必要提高對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，積極高效地解決現(xiàn)存問(wèn)題。事業(yè)單位要基于現(xiàn)實(shí)角度和未來(lái)發(fā)展方向構(gòu)建完善的檔案管理體系，搭建與之匹配的檔案管理信息化系統(tǒng)平臺(tái)，優(yōu)化系統(tǒng)內(nèi)部各項(xiàng)功能，滿足其日常工作需求。除此之外，還要構(gòu)建信息安全監(jiān)控機(jī)制，保障各種檔案信息傳輸、錄入的安全性，提高檔案管理人員的信息化水平和專業(yè)水平，使其在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠第一時(shí)間作出應(yīng)對(duì)，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率的提高。

參考文獻(xiàn)（略）

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