試論新時期如何開展人事檔案管理工作
人事檔案，是在人事管理活動過程中形成的，經(jīng)單位審核認(rèn)可的，記載職工個人身份、思想品德、學(xué)識能力、工作業(yè)績、工資待遇等事項的文字或表格，是反映職工德、能、勤、績、廉綜合情況的真實材料。人事檔案必須經(jīng)組織人事部門鑒定認(rèn)可，分人立卷，統(tǒng)一保管，具有真實性、動態(tài)性、準(zhǔn)確性、完整性、專屬性、保密性的特點。
按照身份劃分，人事檔案可分為干部檔案、工人檔案、學(xué)生檔案、軍人檔案等類型。軍人檔案由軍隊人事部門管理；學(xué)生檔案由學(xué)生工作部門管理；工人檔案由勞資部門管理；干部檔案有組織人事部門管理，干部檔案又細(xì)分為管理干部檔案、專業(yè)技術(shù)干部檔案。
2018年11月20日，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，規(guī)定人事檔案的內(nèi)容包括以下十大類：第一類，履歷類材料；第二類，自傳、思想類材料；第三類，考核考察鑒定材料；第四類，學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱評聘、學(xué)術(shù)評鑒、教育培訓(xùn)類材料；第五類，政審、審計、審核類材料；第六類，黨團、民主黨派類材料；第七類，表彰獎勵類材料；第八類，違規(guī)違紀(jì)違法處理處分類材料；第九類，工資、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、離退休、退職、出國考察、會議代表類材料；第十類，其他可供組織參考的材料。
人事檔案是記錄職工成長經(jīng)歷、社會關(guān)系、工作成績、工作能力、業(yè)務(wù)特長和獎懲等情況的重要信息，是單位身份認(rèn)定、選人用人、職稱評聘及辦理離退休手續(xù)的重要憑證，是記錄工齡、職務(wù)、工資，辦理養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等待遇的重要依據(jù)。
二、如何收集管理人事檔案開展人事檔案管理，應(yīng)主動收集、認(rèn)真審核鑒別，科學(xué)分類立卷、安全保管，進而有效利用，下面分別加以介紹。
（一）收集材料。把握“五一”表彰、“五四”表彰、“七一”表彰、年終考核評優(yōu)、職稱評聘、換屆選舉、干部交流換崗、黨代會、人代會、黨員發(fā)展等時間節(jié)點，聯(lián)系相關(guān)部門，列出清單主動收集，及時收集，做到應(yīng)歸盡歸，并建立材料交接記錄。
（二）分類排序。對收集到的原始材料，先要認(rèn)真審核鑒定，再進行分類排序。第一至第三類、第七類、第十類，一般按時間先后順序排列。第五類、第八類材料，按主次關(guān)系排列，上級批復(fù)、結(jié)論或處分決定放在前面，本人意見、調(diào)查報告、證明材料、本人檢討、交代材料等在后。第六類材料，按以下順序排列：入團志愿書、入團申請書、退團材料；入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表，加入其他黨派材料等。第四類、第九類材料，屬于混合材料，先按材料的性質(zhì)分小類，每一小類再按時間先后順序依次排列即可。
（三）編號分卷。分類排序結(jié)束，給材料編寫檔
號，通常由分類號+份次號組成，標(biāo)注在每份檔案材料的右上角。比如1-1是指第一類的第一份履歷材料，3-1是指第三類的第一份考核材料，依次類推。同時，對每一份材料用鉛筆逐頁編寫頁碼，單頁標(biāo)注在檔案材料的右下角，雙頁標(biāo)注在左下角。編號結(jié)束，按照檔號順序分成體量大小合適的若干卷。
（四）制作目錄。檔案目錄應(yīng)標(biāo)明材料的類號、材料題名、形成時間、頁碼、份數(shù)、備注等信息，每一類目錄后面預(yù)留適當(dāng)空隙，一般每一類占1頁，第四類、第九類可占2頁，以備后續(xù)填充。
（五）裝訂歸檔。拆除檔案材料上的金屬器物，按照頁碼排好順序，制作卷皮，目錄在上，正文在下，核對無誤后打孔裝訂成卷。裝盒存檔，在檔案盒上標(biāo)注姓名、編號。中層干部、高級技術(shù)職稱人員的歸檔材料，一般經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、組織人事部門審核后歸檔。基層管理人員、中級以下技術(shù)干部歸檔材料，經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)、組織人事部門審核后歸案。
（六）安全管理。影響檔案材料保存使用壽命的因素比較多，主要有環(huán)境溫度、濕度、磁場、光照、空氣中的有害氣體、灰塵顆粒以及霉菌微生物等。城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護部和國家檔案局制定的《檔案館建筑設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，比較適宜的庫房環(huán)境溫度為14℃～24℃，濕度40％～60％，可有效抑制霉菌滋生，防止紙張脆化；光照強度為50～300勒克斯，可有效減輕紫外線破壞，字跡褪色、紙張老化。因此，要加強技術(shù)防護，做好檔案防火、防潮、防蛀、防光照、防高溫、防氧化污染、防塵、防盜等安全工作。
三、人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)
經(jīng)過簽名或帶有電子公章的電子文檔與紙質(zhì)文件具有同等的法律效力、價值性、憑證性、知識性。2021年1月1日起施行的新《檔案法》明確規(guī)定：檔案館和機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。可見，數(shù)字化檔案館建設(shè)勢在必行，雙套制檔案的收集整理、保存利用，是今后一個時期的發(fā)展方向。
（一）庫存檔案數(shù)字化。檔案管理部門要投入一定人力、物力、財力對館藏10大類人事檔案的紙質(zhì)材料進行數(shù)字化掃描處理，然后導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)。
（二）后續(xù)歸檔文件電子化。在當(dāng)前一個時期內(nèi)，從穩(wěn)妥考慮，實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制歸檔。待時機成熟后，過渡到實行電子文件的單套制歸檔與管理。
（三）電子檔案的分類組卷與編號著錄。電子檔案的分類、組卷、編號方法，參照文章第2個標(biāo)題的內(nèi)容進行。與紙質(zhì)檔案所不同的是：電子檔案只有卷和件的概念，用計算機程序立卷，省去了人工裝訂裝盒、打印案卷目錄、文件目錄、備考表的工作。從安全性考慮，電子檔案材料至少要制作3套；一份用于日常使用，另兩份備份存儲。
（四）開發(fā)設(shè)計或購買成熟的檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)一般應(yīng)包括用戶管理（賬號、密碼、權(quán)限設(shè)置），系統(tǒng)配置（數(shù)據(jù)字典編輯、案卷、文件模版配置），資源管理（電子簽章、數(shù)據(jù)著錄、批量導(dǎo)入、數(shù)據(jù)上傳、預(yù)覽、修改、刪除、跨部門入檔），檔案利用（利用申請、身份證識別、人臉識別，查詢、瀏覽、下載、遮擋打印，轉(zhuǎn)出記錄、轉(zhuǎn)入記錄、檔案回執(zhí)、導(dǎo)出excel表格、遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)共享等），數(shù)據(jù)統(tǒng)計（館藏統(tǒng)計、利用統(tǒng)計、統(tǒng)計報表），系統(tǒng)安全（登錄日志、狀態(tài)監(jiān)控、密碼重置、數(shù)據(jù)備份），常用下載（工作流程、常用表格）等幾部分。
（五）電子文件新格式應(yīng)用。2021年10月1日，國家標(biāo)準(zhǔn)化委員會正式頒布實施gb/t39784-2021《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》，明確要求電子文件格式采用開放版式文檔ofd格式。國務(wù)院辦公廳、中央網(wǎng)信辦也先后出臺相關(guān)文件，推廣ofd格式文件在國家電子政務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)用。從保密安全角度考慮，相信在不久的將來，無論是政府、單位的公文制作和電子檔案管理系統(tǒng)，必將以ofd格式文件取代美國標(biāo)準(zhǔn)的pdf格式文件。
四、應(yīng)當(dāng)遵循的原則和注意事項
人事檔案管理，為歷代統(tǒng)治階級所重視。從西周時期“薦書”，到漢魏晉時期的“舉孝廉”，以及隋唐以降的科舉考試、官吏考銓，無不記錄著選拔錄用人員的姓名、年齡，籍貫、家庭情況、個人履歷、學(xué)識、品行、相貌、政績、特長等內(nèi)容。中國特色社會主義新時代人事檔案管理工作具有鮮明的政治性、專業(yè)性、法規(guī)性、服務(wù)性、保密性，必須遵守黨管干部、黨管人才原則，依法依規(guī)、全面從嚴(yán)原則，分級負(fù)責(zé)、集中管理原則，真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范原則，方便利用、安全保密原則。實際工作中，還應(yīng)注意下述事項。
（一）建立健全管理體制和規(guī)章制度。尤其是崗位職責(zé)、歸檔制度、查閱審批登記制度、工作日志等，統(tǒng)一集中管理人事檔案，化零散為系統(tǒng)，化雜亂為集中，嚴(yán)禁個人私自保管、攜帶人事檔案。
（二）要先審核，后歸檔。學(xué)生證、畢業(yè)證、準(zhǔn)考證、入學(xué)通知書、會員證、職業(yè)資格證、護照、獎狀獎?wù)隆渍隆⑷蚊鼤炔粚儆跉w檔范圍；文書材料、訴訟材料、來往信函不歸入人事檔案。對觀點不明確、表述不準(zhǔn)確、內(nèi)容不完整、未經(jīng)簽名或蓋章的無效材料，以及未經(jīng)核實的舉報材料，不能存入人事檔案。
（三）堅持檔隨人走，嚴(yán)禁私自保存、復(fù)制人事檔案。轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出人事檔案要有記錄、并及時填寫反饋回執(zhí)單；轉(zhuǎn)遞人事檔案要走機要渠道，不得通過郵政掛號信件、快遞包裹投遞。查閱利用檔案，要先審批后查閱，并進行查閱登記。嚴(yán)禁擅自公開、泄露人事檔案內(nèi)容，禁止查閱本人及親屬的檔案。
（四）加強干部三齡兩歷一身份審核鑒定。選人用人堅持公平正義，用真實材料說話。嚴(yán)禁偽造、篡改、擅自銷毀檔案材料，嚴(yán)禁私自撤換、添加、抽取、扣留、出賣人事檔案，嚴(yán)禁違規(guī)接收、轉(zhuǎn)遞、查閱人事檔案。
（五）分放類別要求。因公出國材料放在第九類，因私出國材料放在第五類。大中專畢業(yè)生報到證（或派遣證，今后取消），體檢表、離婚判決書、傷殘鑒定報告、人事仲裁書、悼詞訃告、非正常死亡調(diào)查報告等放在第十類。
2020年5月份前后，習(xí)近平總書記綜合分析研判國際、國內(nèi)形勢，在不同場合多次提出加快構(gòu)建新發(fā)展格局的思想理念，并于2021年正式寫入國家“十四五”發(fā)展規(guī)劃。各級各單位檔案工作者應(yīng)當(dāng)充分把握當(dāng)前階段新發(fā)展格局理念，積極融入黨和政府提出的國內(nèi)國際雙重發(fā)展新格局，挖掘好、管理好、保護好、利用好檔案資源，積極為黨和國家工作大局服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。
參考文獻（略）
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