新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考探索

　　在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，信息資源發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)需要加強(qiáng)管理信息資源，才可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，企業(yè)需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理信息化水平。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)發(fā)展，可以提高企業(yè)檔案管理工作效率。雖然近些年企業(yè)檔案管理工作獲得一定的成果，但是仍舊存在不完善部分，企業(yè)需要利用合理的管理措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

　　一、新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理的特征

　　(一)數(shù)字檔案為管理對(duì)象

　　在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)檔案資源也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，企業(yè)越來(lái)越少的利用紙質(zhì)檔案，不斷增加數(shù)字載體檔案，技術(shù)人員可以在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)這些檔案，數(shù)字檔案具有一定的虛擬性，這類檔案可以實(shí)現(xiàn)復(fù)制和傳輸?shù)裙δ堋?/span>

　　(二)收集利用為管理核心

　　在管理紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，管理人員需要加強(qiáng)信息管理檔案，但是落實(shí)信息化檔案管理工作，企業(yè)需要加強(qiáng)整理和保管檔案，因此也改變了企業(yè)檔案管理工作的對(duì)象，不斷增加了數(shù)字檔案的數(shù)量，企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)是高效管理和利用信息化檔案。

　　(三)檔案利用方式的信息化

　　企業(yè)在利用紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，檔案管理人員需要來(lái)到檔案室查閱檔案，降低了檔案利用率。在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，可以利用計(jì)算機(jī)形式呈現(xiàn)出數(shù)字化檔案，提高了檔案查閱和利用的便利性，在網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用階段，可以使檔案工作的效率和質(zhì)量進(jìn)一步提高。

　　二、新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

　　(一)檔案管理方式滯后

　　在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，逐漸突出了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化的重要性，企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)中會(huì)不斷出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)化信息資源，在實(shí)際利用當(dāng)前的檔案管理模式中，因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)工作具有滯后性，無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求。一些企業(yè)雖然建立了自動(dòng)化辦公模式，但是因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作具備保密性，再加上企業(yè)檔案管理工作并不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此一些企業(yè)并沒(méi)有構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理信息化平臺(tái)，沒(méi)有及時(shí)歸檔電子檔案，無(wú)法完整的存儲(chǔ)企業(yè)檔案信息。

　　(二)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

　　企業(yè)利用信息化技術(shù)的階段，企業(yè)需要正確理解信息化技術(shù)的利弊，高效管理和利用檔案，但是同樣也威脅到檔案安全性。企業(yè)經(jīng)常會(huì)泄漏檔案信息，影響到企業(yè)信息的安全性。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的信息化，需要完善安全基礎(chǔ)設(shè)置，保障網(wǎng)絡(luò)信息安全性。促進(jìn)新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

　　(三)檔案服務(wù)信息化程度低

　　企業(yè)檔案管理工作的目的是開(kāi)發(fā)運(yùn)用檔案信息，同時(shí)可以為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供可靠性的參考數(shù)據(jù)。但是當(dāng)前很多仍舊注重保管和整理檔案信息，降低了企業(yè)檔案管理信息化程度。在新時(shí)代信息數(shù)字化背景下，檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作也提出了更高的要求，企業(yè)不僅要?dú)w檔整合檔案，同時(shí)也要集中查閱檔案，提高檔案信息搜索和應(yīng)用的便利性。

　　(四)電子檔案真實(shí)性問(wèn)題

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有較高的真實(shí)性，因?yàn)闄n案的載體是紙質(zhì)，因此在記載和保存檔案信息的過(guò)程中很難發(fā)生虛假問(wèn)題。但是針對(duì)電子檔案類型，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)具有虛擬化特征，因此很容易引發(fā)各種問(wèn)題，尤其是真實(shí)性問(wèn)題，一方面很難確定信息的原始性和真實(shí)性，另一方面在保存信息的過(guò)程中，如果發(fā)生了其他問(wèn)題，也會(huì)影響到檔案信息的真實(shí)性，被他人篡改之后很難被察覺(jué)。

　　三、新時(shí)代信息數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施

　　(一)創(chuàng)新企業(yè)檔案管理理念

　　為了充分挖掘企業(yè)檔案信息，為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。在新時(shí)代信息化數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，落實(shí)新型管理思維，在檔案管理和檔案存儲(chǔ)中利用信息技術(shù)。檔案管理人員需要主動(dòng)分析信息技術(shù)的作用，重視信息數(shù)據(jù)資源，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為信息數(shù)據(jù)形式，根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求綜合分析檔案管理過(guò)程，及時(shí)分析檔案信息，便利性的查詢企業(yè)檔案信息。企業(yè)需要完善檔案管理制度，檔案管理人員也要建立數(shù)據(jù)化管理思維，科學(xué)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高效利用企業(yè)檔案資源。在新時(shí)代，企業(yè)對(duì)于檔案信息提出了較高的要求，檔案管理人員需要根據(jù)工作要求，分類存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資源，建設(shè)企業(yè)信息化檔案管理平臺(tái)。

　　(二)加強(qiáng)歸檔電子檔案

　　數(shù)字檔案是企業(yè)檔案信息重要發(fā)展趨勢(shì)，因此檔案管理人員需要加強(qiáng)收集和歸檔資源，滿足檔案管理部門電子檔案的工作要求，使企業(yè)檔案歸檔效率進(jìn)一步提高。企業(yè)需要注重歸檔電子公文，根據(jù)規(guī)范轉(zhuǎn)換電子公文，優(yōu)化歸檔模塊和接口，通過(guò)全面收集數(shù)據(jù)信息，保障企業(yè)檔案歸檔的全面性。企業(yè)還需合理歸檔多媒體檔案，多媒體檔案具有較多的類型，增加了歸檔工作的難度，因此企業(yè)需要分類歸檔檔案資源，根據(jù)規(guī)章制度，分類歸檔照片和視頻以及音頻等資源。

　　(三)建立管理服務(wù)平臺(tái)

　　在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，為了高效管理檔案資源，企業(yè)需要優(yōu)化檔案管理形式。利用信息技術(shù)整理企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)化檔案管理服務(wù)平臺(tái)。企業(yè)利用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，可以及時(shí)管理和發(fā)布檔案信息，同時(shí)可以存檔電子檔案。企業(yè)需要改進(jìn)檔案管理流程，保障電子檔案安全性，提高企業(yè)檔案信息的規(guī)范性，保障信息化管理效果。企業(yè)完善管理服務(wù)平臺(tái)，需要利用平臺(tái)拓展性，集成利用企業(yè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以自動(dòng)歸檔企業(yè)電子檔案。企業(yè)需要利用數(shù)據(jù)化檔案管理模式，完善檔案信息管理系統(tǒng)，詳細(xì)的記錄檔案數(shù)據(jù)，促使企業(yè)高效利用信息，科學(xué)的配置企業(yè)檔案資源。同時(shí)需要通過(guò)數(shù)據(jù)分析，滿足企業(yè)信息需求，進(jìn)一步豐富企業(yè)檔案管理功能。

　　建立檔案信息服務(wù)平臺(tái)，不僅需要高速的傳輸信息，還要完善安全保障系統(tǒng)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的數(shù)據(jù)化。全面收集實(shí)體檔案信息和數(shù)字檔案信息，通過(guò)分類匯總，保障檔案信息的安全性，建立檔案信息查詢平臺(tái)，有利于企業(yè)高度共享資源，不僅可以提高企業(yè)檔案信息的真實(shí)性，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料的數(shù)據(jù)化，幫助用戶便捷的獲取信息，提高企業(yè)檔案管理工作效率。

　　(四)完善電子檔案安全保障體系

　　企業(yè)應(yīng)用壓縮編碼加密技術(shù)，可以提高電子檔案讀取工作的針對(duì)性，同時(shí)可以保障電子信息內(nèi)容的保密性，企業(yè)需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立電子信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，有效共享信息內(nèi)容，但是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)中存在漏洞，可能會(huì)泄漏檔案內(nèi)容。因此在企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)需要完善電子檔案安全保證體系，加強(qiáng)監(jiān)督和管理企業(yè)檔案管理工作，同時(shí)對(duì)于檔案實(shí)現(xiàn)安全備份，跟蹤監(jiān)控記錄檔案，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。

　　(五)智能化管理檔案信息

　　為了滿足新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化需求，企業(yè)需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)化管理檔案，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)智能化管理檔案信息，集中式一體化管理電子檔案信息。在運(yùn)用的檔案信息的過(guò)程中，可以利用條碼掃描槍和pda等技術(shù)手段，有序管理企業(yè)檔案信息。企業(yè)開(kāi)展各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，需要利用數(shù)據(jù)作用，因此企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理工作的過(guò)程中，企業(yè)需要結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，建立子檔案系統(tǒng)，促使業(yè)務(wù)人員利用系統(tǒng)檢索需要的信息，提高整體工作效率。

　　(六)提高檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

　　信息技術(shù)不斷發(fā)展，也不斷涌現(xiàn)出新興技術(shù)，為了促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，企業(yè)需要提高檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平。檔案工作者需要深入掌握有關(guān)檔案的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)需要靈活掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息管理技術(shù)等。例如在整理電子文件的過(guò)程中，檔案管理者要高效管理數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)要靈活操作計(jì)算機(jī)，滿足企業(yè)檔案管理工作需求，利用檔案工作促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。企業(yè)檔案管理部門需要大力引進(jìn)專業(yè)人才，使整體工作隊(duì)伍的素質(zhì)水平不斷提高。同時(shí)需要加強(qiáng)培訓(xùn)工作，在企業(yè)部門內(nèi)部建立良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷提升自我知識(shí)水平，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

　　(七)建立電子檔案庫(kù)房

　　為了提高企業(yè)檔案管理工作水平，突出檔案的作用，工作人員需要高效收集管理企業(yè)檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)需要建立電子檔案庫(kù)房，模擬管理實(shí)體檔案。企業(yè)需要建立電子庫(kù)房，結(jié)合企業(yè)檔案數(shù)據(jù)類型，在庫(kù)房?jī)?nèi)部合理劃分存儲(chǔ)區(qū)域。此外可以利用虛擬技術(shù)全面展示檔案庫(kù)房，利用二維碼數(shù)據(jù)形式歸類企業(yè)實(shí)體檔案。部署了企業(yè)電子檔案庫(kù)房之后，工作人員需要在智能化檔案管理系統(tǒng)中傳遞檔案數(shù)據(jù)，在入庫(kù)階段，利用檔案儲(chǔ)位管理板塊獲取檔案信息，科學(xué)的匹配檔案信息，并且在合理的位置存放檔案信息。完成入庫(kù)工作之后，企業(yè)檔案管理人員可以利用電子檔案庫(kù)房全面搜集和查詢檔案信息。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　我國(guó)不斷改進(jìn)和完善信息化技術(shù)，為了企業(yè)工作效率，企業(yè)需要重視檔案管理工作。在新時(shí)代信息數(shù)據(jù)化背景下，在企業(yè)檔案管理工作中充分利用信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理工作模式，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理工作的信息化水平，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供針對(duì)性的數(shù)據(jù)。

參考文獻(xiàn)（略）

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