試論移動數字化辦公的實現
摘要：計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，計算機科學作為信息科學的載體和核心，在知識時代扮演了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，越來越多的人采用了internet/intranet技術。辦公自動化就是一個以計算機為中心，采用現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使工作者方便快捷地共享信息，高效地完成工作的系統。它的出現有效地改變了過去復雜、低效的手工辦公方式，提高了工作效率。本論文主要描述針對如何實現數字化辦公以及移動數字化辦公，包括牽涉到的工具，流程和實施等方面進行論述。 一、辦公自動化的功能 通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。 具體來說，oa主要實現下面七個方面的功能： （一）建立內部的通信平臺。 建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通信和信息交流快捷通暢。 （二）建立信息發布的平臺。 在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。 （三）實現工作流程的自動化。 實現工作流程的自動化牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規范各項工作，提高單位協同工作的效率。 （四）實現文檔管理的自動化。 實現文檔管理的自動化可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里,在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。例如，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術文件等等，只要身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。 （五）輔助辦公。 輔助辦公牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。 （六）信息集成。 每一個單位，都存在大量的業務系統，如購銷存、erp等各種業務系統，企業的信息源往往都在這個業務系統里，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的集成，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。 （七）實現分布式辦公。 實現分布式辦公就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。 二、數字化辦公技術的實現 辦公自動化的發展方向應該是數字化辦公。數字化辦公與一般的辦公方式之不同主要體現在實現手段上,即信息的輸入、處理、輸出三大步的處理手段數字化。具體指采用掃描儀把書面信息直接’送入’計算機(信息輸入),而無須重新錄入,然后通過網絡技術以電子化方式發送至任何需要該信息的地方,最后通過打印機輸出信息,達到信息共享的目的。 實現數字化辦公必需有良好的技術支撐，考慮到數字化辦公的授權和開放這兩個特點，首選技術應該是互連網技術及標準，在此基礎上采用相關技術。在技術結構方面，包括client/server結構體系和browser/server結構體系，前者是傳統開發模式，而后者采用動態網頁技術，完全適應網絡辦公或者移動辦公需求，是現代辦公自動化的首選技術。下面介紹一下所牽涉的幾個模塊。 (一)通信/工作流 實現數字化辦公離不開工作流技術，目前比較流行的是以郵件系統為基礎的工作流技術，或叫群件技術。現在隨著web技術的發展，基于intranet模式下的工作流軟件也越來越多，這種類型的工作流直接使用消息傳遞中間件作為消息傳遞手段，不需使用專用的郵件系統作消息平臺。這樣整個工作流軟件負載輕、開放性好、維護方便、并且易于和網上其他業務系統結合。這種技術也和電子商務所使用的技術方向是一致的。因此基于web的工作流軟件將在未來的數字化辦公領域占主導地位。目前微軟的exchange能很好的達到這個目的。 (二)文檔管理 有了通信手段之后，數字化辦公還需要一個很好的文檔管理系統。 它的功能有： 1.通過詳盡的可擴展策略管理來控制文檔。定義自定義文檔管理策略，以便在項目級控制訪問權限，指定保留期和到期操作，并通過文檔審核設置來跟蹤內容。與熟悉的客戶端應用程序之間的策略集成使得依從工作對員工透明且更加簡便。與信息權限管理之間的集成可幫助確保更好地保護專有和機密信息，即使在未與服務器連接時也能更好地保護。 2.集中存儲、管理和訪問企業范圍內的文檔。組織可在一個中心位置存儲和管理所有的業務文檔和內容，用戶有一個統一的機制來瀏覽和查找相關信息。可以修改默認的知識庫設置，以便添加工作流，定義保留策略以及添加新的模板和內容類型。 3.簡化 web 內容的管理。提供易用的功能來創建、審批和發布 web 內容。母版頁和頁面版式提供了可重復使用的模板以保證一致的外觀。新功能可以讓企業將內容從一個區域發布到另一個區域（例如，從協作網站發布到門戶），或者經濟有效地管理多個 intranet、extranet 和 internet 網站上的多語言內容交付。 4.擴展整個組織內的業務流程。forms services 驅動的解決方案可以更安全準確地收集組織內外的信息，而無需編寫任何自定義應用程序的代碼。隨后，這些信息便可方便地集成到行業系統中，存儲在文檔庫中，用于啟動工作流程或者提交到 web 服務，從而避免手動輸入數據所帶來的重復性工作和代價高昂的錯誤。 (三)輔助辦公 企事業單位可以根據自己的需要自定義一些服務，比如說會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等等，在設計的時候可以采用統一的用戶管理登陸體制，實現一個用戶，登陸所有服務的功能。各個服務之間的數據也可以共享。 (四)決策輔助 通過已有的這些數據，采用一些現有的決策模型，領導可以更方便的做出一些決策。具體的實現可以采用目前比較實用的機器學習的算法，加上大量的數據分析。 三、移動數字化辦公 盡管移動辦公技術還遠不夠成熟，但隨著互聯網的普及和移動通信的發展，移動辦公已經正式走入辦公室。 移動辦公在技術上實現起來和普通數字化辦公的區別在于，通信，工作流，文檔管理，輔助應用以及決策支持都需要在移動的情景中同樣適用。移動辦公有以下幾種解決方案：
(一)以筆記本電腦為主要實現形式的移動辦公解決方案。目前，移動辦公的主流設備當數筆記本電腦。它輕薄便攜，功能齊全，甚至絕不亞于臺式機。帶著它出差在外，可以方便地上網、收發電子郵件，還可以和其他輔助設備相配合，實現所需要的移動辦公功能。 (二)利用中文短信息的移動辦公解決方案。由于wap上網方式未能在中國得到推廣，實際上，wap手機目前在移動辦公中所起到的作用還很小。不過，收發中文短信息卻成了目前比較普遍和現實的應用，已經有不少公司和具體移動辦公應用相結合，做了各種開發。 短信服務目前發展得比較快，因為基本上任何手機在購買的時候就內置了短信功能，只要向中國移動或中國聯通申請短信服務即可。但是也應看到，由于受到手機顯示和短信息傳輸數據少的局限，在手機上所開發的移動辦公應用還不可能十分豐富。 (三)加插無線上網卡，以cdpd方式上網的解決方案。這種方案只需在不同主機上插入相適配的無線上網卡，就可以在筆記本電腦、掌上電腦、具備無線通信功能的pda等各種移動終端上運行，使這些終端設備的功能得到擴展。cdpd是當今世界上最成熟的廣域無線數據通信技術。它基于tcp/ip的開放系統，支持高速移動（終端移動速率可高達100公里/小時），數據傳輸安全可靠，而且具有19.2kbps的通信速率和全雙工的通信方式。 cdpd目前在美國的服務范圍覆蓋了90%的人口及商業活動地點。通過cdpd方式無線上網，它改變了以往只有通過紅外線和wap無線上網的局限。用戶只要身處cdpd網絡覆蓋的區域內，使用現有的各種移動手持設備，就能在任何時候任何地方即時實現數據傳輸和信息查詢，協助用戶做到業務訂單即時處理、公司庫存或數據庫即時查詢、即時電子郵件收發、即時公司信息交換等功能。但是，需要指出的是，cdpd網絡的帶寬比較窄，數據傳輸速率相對較低，但完全可以用來傳輸簡短的信息。總體而言，在cdpd網絡已經開通的大城市，該項服務不失為實現移動辦公的選擇之一。 四、總結 從技術發展角度來看，特別是互連網技術的發展，安全技術的發展和軟件理論的發展，實現數字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數字化辦公還有一段距離，首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，使現有管理體制發生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變尚需時日。盡管如此，全面實現數字化辦公是辦公自動化發展的必然趨勢。 參考文獻（略） 本文收集整理于網絡，如有侵權請聯系客服刪除！ |
