企業(yè)辦公室行政管理工作創(chuàng)新途徑探討

　　一、引言

　　目前，我國企業(yè)面臨著諸多挑戰(zhàn)，企業(yè)要想保持一定的競爭優(yōu)勢，強(qiáng)化行政管理是必然要求。行政管理工作作為企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營中的構(gòu)成要素，對企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。但新形勢下我國企業(yè)行政管理工作中還有不少問題需要解決，為了更好地規(guī)劃企業(yè)發(fā)展方向，必須要創(chuàng)新行政管理的方式方法。應(yīng)對當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢和企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，從企業(yè)辦公室行政管理的角度出發(fā)，對企業(yè)辦公室行政管理工作的創(chuàng)新路徑進(jìn)行研究和探討，從而為企業(yè)運(yùn)營效率的提升奠定基礎(chǔ)。

　　二、企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題

　　1.內(nèi)部制度體系不健全

　　內(nèi)部制度作為規(guī)范企業(yè)辦公室的辦公方式、提高辦事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的內(nèi)部制度體系能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公室行政管理提供強(qiáng)有力的支撐。但目前，企業(yè)辦公室的內(nèi)部制度體系還存在著許多漏洞，對企業(yè)辦公室發(fā)揮管理職能產(chǎn)生了消極影響。

　　最嚴(yán)重的問題是，企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部制度體系時(shí)，沒有經(jīng)過綜合的考慮和審查，只簡單建立制度框架，對框架內(nèi)的具體內(nèi)容設(shè)置不合理，脫離了員工工作的實(shí)際需求，制度實(shí)施起來較為困難。而且，在制定內(nèi)部制度時(shí)，沒有與企業(yè)的其他部門進(jìn)行充分的溝通和交流，導(dǎo)致內(nèi)部制度與其他部門的相關(guān)規(guī)范相互分離，甚至產(chǎn)生矛盾沖突，使制度體系缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。

　　此外，在內(nèi)部制度制定完成后，未根據(jù)制度的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，沒有使其轉(zhuǎn)化成系統(tǒng)化、規(guī)范化的方案流程。在實(shí)施內(nèi)部制度后，也未對制度的執(zhí)行進(jìn)行全面的監(jiān)督，對違反該制度的行為沒有建立相應(yīng)的懲罰機(jī)制，相關(guān)的輔助機(jī)制還需要完善。

　　2.協(xié)調(diào)職能發(fā)揮不全面

　　隨著企業(yè)的發(fā)展，其生產(chǎn)項(xiàng)目不斷增加，經(jīng)營范圍逐漸擴(kuò)大，企業(yè)辦公室行政管理工作的對象數(shù)量大幅度增加，這對企業(yè)辦公室的行政管理工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。從企業(yè)辦公室的實(shí)踐情況出發(fā)，影響其協(xié)調(diào)職能有效發(fā)揮的原因主要有以下兩個(gè)方面：

　　第一，管理溝通機(jī)制不健全。企業(yè)辦公室在發(fā)揮輔助決策作用時(shí)，需要以自身的協(xié)調(diào)職能為基礎(chǔ)，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，使各個(gè)部門所掌握的信息能夠流通，使企業(yè)決策能夠上通下達(dá)。但因缺乏完善的管理溝通機(jī)制，削弱了企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)效果，從而加大了行政管理工作的難度系數(shù)。

　　第二，還存在行政管理形式化的問題，未能將管理制度具體實(shí)施于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)環(huán)節(jié)，還需要進(jìn)一步完善管理體系，減少制度的冗余，明確各個(gè)管理部門以及相關(guān)管理人員的權(quán)責(zé)，規(guī)范管理組織結(jié)構(gòu)。

　　3.業(yè)務(wù)技能水平差異大

　　企業(yè)辦公室的工作人員要具備一定的專業(yè)能力，以便其能做好行政管理工作。在市場經(jīng)濟(jì)體制不斷深化的背景下，企業(yè)需要抓住轉(zhuǎn)型的機(jī)會，企業(yè)辦公室在此階段也要做好行政管理工作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化提供基礎(chǔ)。

　　但目前企業(yè)辦公室的工作人員的整體素質(zhì)還有待提高，部分工作人員缺乏對行政管理的認(rèn)識，從而導(dǎo)致企業(yè)的各個(gè)部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率減緩，各部門之間在交叉工作上缺乏配合，企業(yè)的經(jīng)營管理者也不能得到員工所反饋的意見，無法深入了解企業(yè)決策的實(shí)施情況，影響了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的生態(tài)循環(huán)。

　　此外，還有部分工作人員對企業(yè)管理方面的知識缺乏了解，對自己所需要完成的工作業(yè)務(wù)不熟悉，未能形成行政管理知識框架，再加上企業(yè)還未建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致企業(yè)行政效率降低。

　　4.激勵機(jī)制還需優(yōu)化完善

　　作為一個(gè)將經(jīng)營利益作為追求目標(biāo)的經(jīng)營組織，企業(yè)有著十分強(qiáng)烈的成本控制意識，新的收入分配機(jī)制已經(jīng)完全取代了傳統(tǒng)的分配思想。然而，在研究了企業(yè)辦公室薪酬制度后，可以發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)將重點(diǎn)放在專業(yè)管理部門和技術(shù)管理部門上，企業(yè)辦公室員工普遍存在著的薪酬待遇和晉升機(jī)制不合理的問題，由此導(dǎo)致企業(yè)辦公室的員工缺乏工作的激情和活力，并且在開展行政管理工作時(shí)，容易產(chǎn)生挫敗的情緒。

　　還有部分企業(yè)辦公室員工的晉升存在問題，這嚴(yán)重打擊了企業(yè)辦公室的新員工的工作積極性。為了激發(fā)企業(yè)辦公室工作人員的工作熱情，還需要建立一套科學(xué)有效、獎懲明確、競爭有序的激勵機(jī)制。

　　5.培訓(xùn)機(jī)制不完善

　　長期以來，人們錯(cuò)誤地認(rèn)為企業(yè)辦公室的行政管理工作不具備技術(shù)性和專業(yè)性的，只是一項(xiàng)簡單地傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、溝通上下的工作。但從實(shí)際上來講，企業(yè)辦公室的行政管理是一項(xiàng)高度專業(yè)化的工作，它也需要一定的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐技能。

　　企業(yè)辦公室都有自己處理文件、會議和內(nèi)外事務(wù)的知識和理論體系。從事行政管理工作的員工應(yīng)該要接受專業(yè)的、規(guī)范的培訓(xùn)，并具備與工作相關(guān)的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。例如公文處理、公文格式標(biāo)準(zhǔn)、禮儀接待規(guī)范等。然而，目前的很多企業(yè)還沒有針對辦公室工作人員建立培訓(xùn)體系，部分企業(yè)的培訓(xùn)體系不健全，企業(yè)辦公室工作人員的培訓(xùn)沒有納入企業(yè)的年度培訓(xùn)計(jì)劃。

　　三、企業(yè)辦公室行政管理工作的創(chuàng)新途徑

　　1.建立健全內(nèi)部制度

　　完善優(yōu)化企業(yè)辦公室的內(nèi)部管理制度是增強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化、專業(yè)化管理的重要手段。企業(yè)辦公室通過健全內(nèi)部管理制度，不斷提升企業(yè)的行政管理能效，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。首先，企業(yè)辦公室應(yīng)對自身所肩負(fù)的職責(zé)進(jìn)行深層次分析，從管理的視角出發(fā)，明確內(nèi)部制度的具體負(fù)責(zé)人，為建立健全制度體系做好準(zhǔn)備。其次，要對企業(yè)辦公室內(nèi)部管理制度體系進(jìn)行綜合的考慮和深入的研究，明確各項(xiàng)制度的具體內(nèi)容，以協(xié)調(diào)各方為基本原則，確認(rèn)各項(xiàng)制度與企業(yè)其他的制度規(guī)范不存在沖突。

　　隨后，要加強(qiáng)對內(nèi)部管理制度的宣傳，嚴(yán)格按照制度辦事，使內(nèi)部制度能夠落實(shí)到位，確保所做出的行為都有章可循，建立辦公管理體系的長效機(jī)制。最后，建立內(nèi)部管理的維護(hù)機(jī)制，定期或不定期地組織辦公人員對內(nèi)部管理體系進(jìn)行檢驗(yàn)與審查，提高制度體系的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

　　2.強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能

　　為了進(jìn)一步增強(qiáng)發(fā)展能力，企業(yè)需要與市場和社會建立更加緊密的聯(lián)系，加強(qiáng)與其他企業(yè)和企業(yè)二級單位的溝通以及企業(yè)各個(gè)部門之間的交流。作為信息傳遞的重要途徑，企業(yè)辦公室的價(jià)值得到進(jìn)一步彰顯，對企業(yè)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。

　　首先，企業(yè)辦公室需要明確綜合協(xié)調(diào)能力的重要性，深刻理解其在企業(yè)轉(zhuǎn)型升級以及企業(yè)提高管理效率的意義。積極主動地承擔(dān)協(xié)調(diào)責(zé)任，在工作過程中把握協(xié)調(diào)的平衡程度。其次，企業(yè)辦公室需要充分了解企業(yè)管理者對行政管理工作的相關(guān)看法，根據(jù)管理層提出相關(guān)意見或建議，來不斷調(diào)整工作模式。同時(shí)，企業(yè)辦公室還需要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，以大局觀念來統(tǒng)籌規(guī)劃行政管理工作，平衡與行業(yè)內(nèi)企業(yè)以及企業(yè)內(nèi)部之間的關(guān)系，為開展管理工作創(chuàng)造良好的氛圍，使管理活動能夠保持一定連貫性。除此之外，企業(yè)辦公室要認(rèn)清自己肩負(fù)的責(zé)任以及角色定位，樹立清晰的權(quán)責(zé)意識以進(jìn)一步強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能。

　　3.提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

　　隨著企業(yè)的行政管理向規(guī)范化、專業(yè)化方向深化，需要進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)辦公室人員的業(yè)務(wù)能力來滿足企業(yè)的發(fā)展需要。企業(yè)辦公室的工作人員必須要優(yōu)化自己的工作模式，培養(yǎng)綜合能力。從多維度的視角全面增強(qiáng)工作能力，加強(qiáng)履職能力，保證行政管理工作高水準(zhǔn)完成，首先，工作人員依據(jù)企業(yè)員工的實(shí)際需求和企業(yè)辦公室工作本身的特點(diǎn)來調(diào)整自己的工作方式，做好協(xié)調(diào)各方、統(tǒng)籌規(guī)劃等工作，并不斷加強(qiáng)企業(yè)管理的相關(guān)理論知識學(xué)習(xí)，通過參加相關(guān)的培訓(xùn)與進(jìn)修來提升自身的法律素質(zhì)、人文素養(yǎng)以及快速獲取信息的能力，完善個(gè)人的知識結(jié)構(gòu)。

　　此外，辦公室工作人員還可以充分利用工作機(jī)會，將學(xué)到的理論知識運(yùn)用到實(shí)際管理中去，通過實(shí)踐來檢驗(yàn)自己的工作能力，從而使自己具備熟練使用現(xiàn)代化管理手段的能力，以此提高企業(yè)辦公室的管理水平，使自己能夠與企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)完美契合，達(dá)到推動企業(yè)長遠(yuǎn)健康發(fā)展的目標(biāo)。

　　4.面向市場需求做出管理

　　提高行政管理水平本質(zhì)上是為了企業(yè)在激烈的市場競爭中保持優(yōu)勢地位，從而加快其向精細(xì)化管理方向發(fā)展的步伐。所以，企業(yè)辦公室在創(chuàng)新行政管理方式時(shí)要面向市場需求這一視角。首先，企業(yè)辦公室根據(jù)現(xiàn)實(shí)需要在企業(yè)內(nèi)部篩選出具有管理潛能的員工，對其進(jìn)行相關(guān)的管理培訓(xùn)，使其能夠快速融入企業(yè)的各個(gè)部門之中。同時(shí)，還要不斷為企業(yè)辦公室內(nèi)部增添專業(yè)管理人才，使其能夠以積極的心態(tài)和高素質(zhì)來完成行政管理工作。

　　其次，企業(yè)辦公室還需要考慮員工對管理層下達(dá)的命令的接受程度，增強(qiáng)對員工工作幸福感的重視，完善獎懲機(jī)制的同時(shí)，選擇更加柔和的方式進(jìn)行行政管理，確保企業(yè)員工能夠服從上級領(lǐng)導(dǎo)的安排，從而使企業(yè)在激烈的市場競爭環(huán)境下，保持高效運(yùn)轉(zhuǎn)的能力，積極地迎接現(xiàn)代社會對企業(yè)發(fā)展帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

　　5.建立常態(tài)化辦公室人員培訓(xùn)制度

　　針對企業(yè)辦公室的工作人員，應(yīng)建立健全一套標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)機(jī)制，從而進(jìn)一步推進(jìn)“人才強(qiáng)企”的戰(zhàn)略。同時(shí)樹立正確的用人意識，貫徹民主、開放、競爭、擇優(yōu)的原則，從企業(yè)內(nèi)部篩選出用實(shí)干型人才，并為他們提供施展才華的機(jī)會，為辦公室工作人員開辟新的職業(yè)晉升道路。向企業(yè)人力資源部門提出操作性強(qiáng)的建議，加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理人員溝通與交流，通過臨時(shí)任職等形式加強(qiáng)企業(yè)辦公室與成員單位辦公室之間的聯(lián)系，推動企業(yè)辦公室行政管理工作的質(zhì)量提升。

　　同時(shí)，要采取靈活措施，加強(qiáng)對企業(yè)辦公室行政管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，將外部引進(jìn)與內(nèi)部培訓(xùn)相結(jié)合，以行政管理人才來提升企業(yè)管理實(shí)效。內(nèi)部培訓(xùn)要注重創(chuàng)新培訓(xùn)制度，從而提高培訓(xùn)的針對性和有效性，還要完善按需培訓(xùn)制度，制定企業(yè)辦公室員工培訓(xùn)計(jì)劃，依托行政管理進(jìn)修班等各類專業(yè)培訓(xùn)課程，提高企業(yè)辦公室行政管理所需核心人才的技能，為企業(yè)改革創(chuàng)新和組織結(jié)構(gòu)調(diào)整提供強(qiáng)有力的人才支持。

　　此外，考慮到企業(yè)辦公室的大多數(shù)員工都沒有經(jīng)過系統(tǒng)化、規(guī)范化的培訓(xùn)，為了提高團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和專業(yè)能力，企業(yè)也可以在企業(yè)辦公室嘗試實(shí)施持證上崗制度。企業(yè)根據(jù)國家、行業(yè)和企業(yè)自身的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合企業(yè)辦公室的實(shí)際情況，制定《持證上崗細(xì)則》，逐步明確企業(yè)辦公室的用工標(biāo)準(zhǔn)，貫徹落實(shí)崗位資格準(zhǔn)入制度，實(shí)時(shí)記錄任職資格和員工證書獲取情況，并協(xié)同企業(yè)的其他部門完善培訓(xùn)考核與待遇相結(jié)合的激勵約束機(jī)制，實(shí)施以崗位為導(dǎo)向的動態(tài)管理。首先在對企業(yè)辦公室的重要崗位上實(shí)施，然后逐步推廣到其他行政管理工作崗位上，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室全部工作人員都能持證上崗。

　　四、結(jié)語

　　綜上所述，目前企業(yè)辦公室行政管理工作中仍存在著不少的問題，制約了企業(yè)向精細(xì)化管理方向發(fā)展。基于此，企業(yè)辦公室需要建立健全內(nèi)部制度、強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能、提高辦公室人員的綜合素質(zhì)、面向市場需求做出管理以及建立常態(tài)化辦公室人員培訓(xùn)制度使行政管理更具實(shí)效性，為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)收益。