淺談檔案行政管理平臺建設(shè)

　　前言

　　近年來，隨著信息化建設(shè)和發(fā)展，用于協(xié)助辦公的各行政管理平臺被廣泛使用，大大提高了工作效率。各門類平臺呈現(xiàn)專業(yè)性強(qiáng)、適用面廣等特點(diǎn)，不僅能為相關(guān)部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)、網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理等服務(wù)，還有利于加強(qiáng)對各單位的監(jiān)督指導(dǎo)。目前，檔案業(yè)務(wù)還缺少一個(gè)行之有效的行政管理平臺，用以提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)交流，整合業(yè)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)集約化平臺管理。

　　1目前檔案工作開展方式

　　1.1會(huì)議與培訓(xùn)

　　會(huì)議與培訓(xùn)是檔案業(yè)務(wù)最常開展的形式。以北京市為例，北京市檔案局通過線下或線上會(huì)議方式將最新修訂的檔案法、檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、檔案工作精神等向其它檔案部門傳達(dá)；同時(shí)，北京市檔案局每年舉辦各類線下學(xué)習(xí)，包括崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等。培訓(xùn)從檔案工作概述、檔案法規(guī)、各門類檔案管理規(guī)范等方面，為學(xué)員搭建系統(tǒng)的檔案工作思路和框架。對初入職的檔案員，各類培訓(xùn)是快速了解并開展工作的最好方式之一。

　　1.2線下執(zhí)法監(jiān)督檢查

　　北京市檔案局采取“雙隨機(jī)—公開”的形式，以五年為一個(gè)檢查周期對檢查對象進(jìn)行行政執(zhí)法實(shí)地抽查，并在北京市檔案信息網(wǎng)公布檢查結(jié)果。檢查內(nèi)容包括：檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況、檔案人員管理情況、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作情況、對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況、檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備和檔案經(jīng)費(fèi)使用情況、檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況、檔案違法、違紀(jì)情況等多個(gè)方面。與行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的黨建、保密、宣傳等工作方式不同，在檔案工作中，實(shí)體檔案占有較大比例，僅通過報(bào)送信息、總結(jié)等方式無法檢查到位。通過行政執(zhí)法檢查，可實(shí)地對各單位和部門的檔案管理、檔案安全保管、檔案存放設(shè)備等項(xiàng)目展開全面排查，同時(shí)也是對被檢查檔案部門的工作指導(dǎo)與監(jiān)督，督促和推進(jìn)檔案工作的完善和發(fā)展。對各專兼職檔案員來說，線下的檔案行政執(zhí)法檢查是對近幾年本單位檔案工作的重新梳理、規(guī)范的過程，有利于查漏補(bǔ)缺。

　　1.3工作群等方式業(yè)務(wù)交流

　　信息技術(shù)的發(fā)展促生了許多新興的溝通渠道，微信工作群、qq工作群、企業(yè)微信等以業(yè)務(wù)交流為初衷的現(xiàn)代化溝通方式應(yīng)運(yùn)而生，助力提升辦公效率。相比于傳統(tǒng)的各單位間的溝通方式，工作群能更加快捷和高效地達(dá)到溝通目的，且在一定程度上節(jié)約時(shí)間、人力和物力成本，因此被廣泛使用。

　　2目前檔案工作開展中存在的問題

　　2.1線下會(huì)議培訓(xùn)等受環(huán)境影響因素大一是在目前新冠肺炎疫情影響下，舉辦大型會(huì)議、培訓(xùn)等人員聚集性活動(dòng)不符合相關(guān)防疫要求。自疫情爆發(fā)以來，線下會(huì)議培訓(xùn)等多有停滯，多以視頻形式替代，但部分市屬高校、企業(yè)等不具備視頻會(huì)議條件，這對檔案工作的開展造成了一定困難；二是線下培訓(xùn)參會(huì)人員較多，確定會(huì)議場所、安排會(huì)務(wù)、通知參會(huì)人員等一系列工作也會(huì)耗費(fèi)較大人力和物力。

　　2.2實(shí)地監(jiān)督檢查耗費(fèi)人力較大，且檢查周期較長以北京市為例，全市檔案執(zhí)法檢查對象上百家，而市檔案局負(fù)責(zé)“雙隨機(jī)—公開”檢查的工作人員有限。就目前來看，同一家被檢查單位兩次被檢查間隔約為5年，如在檢查期間出現(xiàn)歸檔問題，很難被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。一旦在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，前數(shù)年的檔案整理可能面臨重新修改甚至返工，大大降低了工作效率。

　　2.3工作群業(yè)務(wù)交流受政策影響大

　　工作群的設(shè)立是為了方便溝通，簡化工作程序。但部分工作群逐漸滋生了形式主義，給基層工作造成了較大壓力。為此，近期全國各省市開展了“指尖上的形式主義”專項(xiàng)清理整治行動(dòng)，部分工作群因此被停用解散，前期在工作群內(nèi)建立的工作聯(lián)絡(luò)溝通方式受到不同程度的影響。

　　2.4各單位行政信息互通方式不統(tǒng)一，檔案業(yè)務(wù)工作文件傳達(dá)不及時(shí)

　　北京市檔案部門包含各區(qū)檔案局、檔案館，市屬各部、委、辦、局、總公司（總集團(tuán)）、人民團(tuán)體檔案部門等，涉及單位范圍面廣，溝通渠道多有不同。以北京市屬單位為例，非涉密文件可發(fā)布在北京市檔案信息網(wǎng)上，或通過傳真、微信群內(nèi)分享等方式傳輸；涉密文件可通過安全郵件系統(tǒng)、電子公文傳輸系統(tǒng)等方式傳輸電子版，或通過機(jī)要交換、派專人到現(xiàn)場領(lǐng)取等方式傳輸紙質(zhì)版涉密文件。由于各單位可接收文件的方式各不相同，市檔案局需一一核對各單位接收的方式，分門別類地發(fā)送文件材料，文件下發(fā)的時(shí)效會(huì)受到影響。部分單位收到文件后還需向所屬基層檔案部門繼續(xù)下發(fā)，導(dǎo)致基層檔案部門收到通知時(shí)已接近要求上報(bào)的截止日期，對工作開展造成困擾。目前還沒有一個(gè)將文件、通知、學(xué)習(xí)材料等統(tǒng)一下發(fā)的行政管理平臺。

　　2.5檔案員缺少業(yè)務(wù)培訓(xùn)

　　北京市各檔案部門所在單位行業(yè)范圍范圍廣，各單位專、兼職檔案員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)需求各有不同，經(jīng)常性地開展全市范圍的有針對性的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)存在一定難度。部分市屬單位只有1-2名兼職檔案員負(fù)責(zé)全單位的檔案工作，檔案工作的開展和學(xué)習(xí)還處于傳統(tǒng)的“傳、幫、帶”的模式，專業(yè)性和系統(tǒng)性遠(yuǎn)不及檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這會(huì)對未來的檔案工作開展留下隱患。

　　3對檔案行政管理平臺的設(shè)想

　　3.1提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

　　3.1.1可以在檔案行政管理平臺上以視頻方式提供檔案專業(yè)知識視頻分享欄目。目前，以視頻方式進(jìn)行知識共享已蔚然成風(fēng)，這也符合當(dāng)今新媒體傳播主流。參考北京長城網(wǎng)、學(xué)習(xí)強(qiáng)國等平臺，各視頻播放量不在少數(shù)。相比于文字，視頻更生動(dòng)活潑，通俗易懂。可用視頻的方式錄制檔案工作專題講座、檔案整理歸檔要點(diǎn)展示、檔案室建設(shè)規(guī)范講解等內(nèi)容，在檔案行政管理平臺上設(shè)置專欄存放，供檔案員登錄學(xué)習(xí)。這很好地解決檔案員不便參加線上線下會(huì)議的問題，不受時(shí)間和空間限制，且視頻可重復(fù)觀看。各專、兼職檔案員可隨時(shí)登錄檔案行政管理平臺觀看視頻，鞏固業(yè)務(wù)知識要點(diǎn)，完善工作細(xì)節(jié)，提高工作要求

　　3.1.2可在檔案行政管理平臺上將非涉密的檔案工作會(huì)議精神、會(huì)議材料等電子文件上傳，供專、兼職檔案員學(xué)習(xí)。這樣有效節(jié)約了一定的時(shí)間和人力成本，減少因各單位接收文件方式不同而導(dǎo)致的文件下發(fā)時(shí)間較長的問題。

　　3.2提供交流平臺

　　從行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開展來看，傳統(tǒng)的線下培訓(xùn)、座談交流、現(xiàn)場業(yè)務(wù)辦理等方式逐步被線上管理平臺所取代。如“黨員e先鋒”外網(wǎng)，集北京市基層黨建綜合管理平臺、黨員個(gè)人與黨組織互動(dòng)平臺等為一體；“北京電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)門戶網(wǎng)站”內(nèi)網(wǎng)，集電子文件傳輸系統(tǒng)、安全郵件系統(tǒng)、信息平臺等為一體。參考國務(wù)院參事室中央文史研究館搭建的“全國參事室文史館信息系統(tǒng)”外網(wǎng)，系統(tǒng)上設(shè)置了各省市參事室文史館的機(jī)構(gòu)管理、文檔管理、系統(tǒng)歸檔管理等專欄，由各省市參事室文史館定期在系統(tǒng)上進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。其中，機(jī)構(gòu)管理分為各單位總體情況和通訊錄等幾項(xiàng)，為各省市互相聯(lián)絡(luò)提供參考；文檔管理分為國務(wù)院參事室中央文史研究館下發(fā)的通知和各省市參事室文史館上傳的年度總結(jié)、工作計(jì)劃、亮點(diǎn)工作等，各省市參事室文史館登陸系統(tǒng)后均可查看參閱，開展業(yè)務(wù)交流。

　　檔案行政管理平臺可設(shè)置各檔案部門的簡介專欄，包括檔案館（室）概況、檔案人員、通訊錄等欄目，由各檔案部門定期更新數(shù)據(jù)；此外，還可設(shè)置業(yè)務(wù)交流專欄，將各檔案部門中期自查報(bào)告、年度檔案總結(jié)等通過平臺上傳，便于各檔案部門橫向參考和學(xué)習(xí)同系統(tǒng)的檔案工作開展情況以及特色亮點(diǎn)，促進(jìn)自身檔案工作開展。市檔案局可通過平臺及時(shí)了解和監(jiān)督管理各檔案部門業(yè)務(wù)開展情況，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)管。

　　3.3整合其它檔案業(yè)務(wù)模塊

　　檔案行政管理平臺應(yīng)集檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)交流、檔案業(yè)務(wù)辦理一體。檔案年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案會(huì)議報(bào)名等欄目均可設(shè)置在檔案行政管理平臺內(nèi)，檔案員登錄平臺即可在線填報(bào)，解決目前檔案年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表軟件在國產(chǎn)計(jì)算機(jī)上無法下載安裝的問題，簡約參會(huì)回執(zhí)反饋程序，提高平臺利用率和集成化程度。

　　3.4監(jiān)督檢查檔案工作

　　可在行政管理平臺上設(shè)置監(jiān)督檢查專欄，將部分實(shí)地監(jiān)督檢查項(xiàng)目列入專欄，實(shí)現(xiàn)檔案工作監(jiān)督的線上化、常態(tài)化。各單位檔案部門按檔案局要求實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)即可，適當(dāng)弱化檔案實(shí)地檢查影響，做到有問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)整改，把檔案工作從細(xì)節(jié)完善到平時(shí)落實(shí)。

　　4結(jié)語

　　檔案行政管理平臺的建設(shè)將有力推動(dòng)檔案局對各單位檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)，提供一個(gè)學(xué)習(xí)、交流、線上業(yè)務(wù)填報(bào)辦理的平臺，加強(qiáng)各單位檔案部門間的溝通與交流，促進(jìn)檔案工作的信息化發(fā)展邁上新臺階。

　　參考文獻(xiàn)（略）

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