C電器制造公司采購與付款業(yè)務(wù)會計(jì)內(nèi)部控制案例研究
本文是一篇會計(jì)論文,本文的研究對象 c 電器制造企業(yè)是一家有六十年發(fā)展歷史的大型電器制造企業(yè),處于行業(yè)的領(lǐng)先地位,為了適應(yīng)本企業(yè)的飛速發(fā)展和生產(chǎn)的大規(guī)模擴(kuò)張,c 企業(yè)專門進(jìn)行了采購與付款業(yè)務(wù)的流程整改和采購供應(yīng)商信息系統(tǒng)建設(shè)。本文主要基于 c 企業(yè)的采購供應(yīng)商管理系統(tǒng),對該公司的采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況進(jìn)行案例研究。c 企業(yè)通過信息化平臺進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)操作,使得 c 企業(yè)在采購與付款業(yè)務(wù)的流程更加規(guī)范,效率更高,內(nèi)部控制的控制活動更加有效,采購組織間的信息溝通得到加強(qiáng),風(fēng)險(xiǎn)管理方面得到優(yōu)化,能更有效的規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)和資金風(fēng)險(xiǎn)。 原料采購環(huán)節(jié)是電器制造行業(yè)中對于利潤高低和企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的業(yè)務(wù)流程。作為家電制造行業(yè)(尤其是彩電行業(yè))的重要制造廠家,c 企業(yè)的采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)走在了行業(yè)前列,其采購與付款業(yè)務(wù)的系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)非常值得行業(yè)內(nèi)其他深受采購效率不高、內(nèi)部控制不夠有效等問題困擾的企業(yè)借鑒。
1 緒論
1.1 研究背景與意義
1.1.1 研究背景
采購活動是制造業(yè)企業(yè)的經(jīng)營源頭,采購成本可以占總成本的 40%-60%左右。隨著現(xiàn)代競爭環(huán)境的愈發(fā)激烈,優(yōu)化采購流程,節(jié)約采購成本,可以大大的發(fā)揮采購創(chuàng)造“第三利潤源”的作用。所以采購業(yè)務(wù)對電器制造業(yè)企業(yè)的重要性不言而喻。而采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以有助于企業(yè)減低采購風(fēng)險(xiǎn)、減少采購舞弊與欺詐行為,提高營運(yùn)效率和利潤水平。
由此可見,優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程、提高采購效率、減少采購成本成為大型電器制造企業(yè) c 企業(yè)進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的重點(diǎn)。采購與付款業(yè)務(wù)作為電器制造企業(yè)經(jīng)營活動的起點(diǎn),對其經(jīng)營活動有著重大意義,采購的價(jià)格和質(zhì)量、所耗時(shí)間直接影響著 c 企業(yè)的盈利水平和營運(yùn)效率。
1.1.2 研究意義
本文以 c 電器制造集團(tuán)為例,基于 c 企業(yè)的采購供應(yīng)商管理系統(tǒng),對該公司的采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況進(jìn)行案例研究。運(yùn)用實(shí)地調(diào)研、穿行測試、訪談?wù){(diào)查、和比較分析的方法,對該公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀進(jìn)行了展示和分析,總結(jié)了 c 企業(yè)在采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的控制活動、信息溝通、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面所取得的成效。同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了上述采購信息系統(tǒng)管理下采購與付款業(yè)務(wù)實(shí)施過程中存在的內(nèi)控環(huán)境建設(shè)薄弱、內(nèi)部監(jiān)督流于形式、信息系統(tǒng)安全和風(fēng)險(xiǎn)管理方面仍需加強(qiáng)等問題。
由于 c 企業(yè)的采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)走在了行業(yè)前列,本文通過對 c 企業(yè)基于采購管理系統(tǒng)實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)秀之處進(jìn)行介紹和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),給電器制造行業(yè)內(nèi)的其他企業(yè)的采購與付款內(nèi)部控制建設(shè)提出了可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)。此外筆者針對 c 企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題,提出了相關(guān)的優(yōu)化建議,有助于 c 企業(yè)更好的完善采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制建設(shè),提高運(yùn)營效率和經(jīng)濟(jì)效益。
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1.2.1 國外文獻(xiàn)綜述
內(nèi)部控制理論的不斷推進(jìn)是一個(gè)正在變化的過程,它產(chǎn)生可以追溯到 18 世紀(jì)產(chǎn)業(yè)革命之后,同時(shí)等到了 20 世紀(jì),內(nèi)部控制才在國際上迅速的成長起來,內(nèi)控從一定理論再到實(shí)務(wù)的內(nèi)容陸續(xù)的豐碩厚實(shí)。進(jìn)入到 20 世紀(jì) 90 年代之后,漸漸的跳出會計(jì)和審計(jì)的狹視角,逐漸變窄了內(nèi)部控制與管理理論的界線,由于連續(xù)不斷加入風(fēng)險(xiǎn)管理的先進(jìn)理論,所以內(nèi)部控制的研究又進(jìn)一步的得到提升。
1992 年 9 月在美國反虛假財(cái)務(wù)報(bào)告委員會(簡稱 coso)建議要求下,由美國的五個(gè)會計(jì)職業(yè)集體盡心研究出了《內(nèi)部控制——整體框架》報(bào)告。第一次給出了企業(yè)內(nèi)部控制中包括的內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通、和內(nèi)部監(jiān)督和三大目標(biāo)的五大要素。該報(bào)告得到了專業(yè)人士的廣泛認(rèn)可,并且是目前為止對內(nèi)部控制最為詳細(xì)的介紹。
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2 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概述
2.1 采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)及方法
采購活動是制造業(yè)企業(yè)的經(jīng)營源頭,對于 c 電器制造公司,它的采購業(yè)務(wù)主要是由材料的采購構(gòu)成的,原材料采購成本可占產(chǎn)品總成本的 40%-60%左右。采購效率和成本的控制對該企業(yè)的盈利水平和運(yùn)營狀況有重要的影響。而采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以有助于企業(yè)減低采購風(fēng)險(xiǎn)、減少采購舞弊與欺詐行為,提高營運(yùn)效率和利潤水平。采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要求企業(yè)根據(jù)自身運(yùn)營特點(diǎn)和產(chǎn)品生產(chǎn)需求,明確采購與付款業(yè)務(wù)的實(shí)施流程,應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)控制方法評估出各流程的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),對此設(shè)計(jì)相關(guān)的控制措施,以制度規(guī)章的形式做出書面的規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)督。
2.1.1 采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)
關(guān)于采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)主要有以下三個(gè)方面:
(1)實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益最優(yōu)化,發(fā)揮采購“第三利潤源”的作用
這是營運(yùn)方面的目標(biāo)。期望通過采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建設(shè),優(yōu)化采購流程和監(jiān)督方式,節(jié)約采購成本,提高采購效率,大大的發(fā)揮采購創(chuàng)造“第三利潤源”的作用。同時(shí)通過科學(xué)的供應(yīng)商管理機(jī)制,進(jìn)行采購廣泛尋源,并根據(jù)合理的供應(yīng)商選擇方式和采購定價(jià)規(guī)范,在保證采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)的及時(shí)性的基礎(chǔ)上選取最優(yōu)的供應(yīng)商,盡可能低價(jià)高質(zhì)的完成采購目標(biāo),保障企業(yè)營運(yùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
(2)實(shí)現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)的合法合規(guī)性
合法性目標(biāo)是最基本的控制目標(biāo)。企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的合理設(shè)計(jì)和有效執(zhí)行有助于保證該業(yè)務(wù)的操作符合國家和行業(yè)監(jiān)管部門制定的法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則規(guī)定。企業(yè)的采購與付款業(yè)務(wù)中,諸如采購定價(jià)、招投標(biāo)的過程、中標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、以及采購合同條款訂立或協(xié)議的簽訂等均要在法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則的范圍內(nèi)規(guī)范透明的實(shí)施,以保證企業(yè)的采購合法合規(guī)性,免受政策法律、行業(yè)規(guī)章的處罰。
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2.2 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及流程
2.2.1 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)特點(diǎn)
(1)對原材料依賴度高,采購種類繁多
電器制造企業(yè)是典型的裝配加工型企業(yè),制造的產(chǎn)品所需的上游零部件有近60%都要靠外部供應(yīng),外部元器件的采購費(fèi)用占企業(yè)總支出費(fèi)用的一半以上。在電器行業(yè),一些關(guān)鍵原料零部件件的性能與質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用,電器制造企業(yè)一旦離開這些關(guān)鍵配件的支持將難以生存。因?yàn)殡娖髦圃煨袠I(yè)是技術(shù)復(fù)雜性行業(yè),產(chǎn)品所需的外購原料零部件數(shù)量多達(dá)數(shù)百種。況且伴隨著電器市場產(chǎn)品更新?lián)Q代速度的加快,原料零部件的迭代速度也越來越快,電器制造企業(yè)基本上每隔一段時(shí)間就要對零部件采購清單進(jìn)行更新,新研發(fā)的產(chǎn)品有的還需要對特制元器件進(jìn)行“訂單式”采購,這都極大的增加了采購的范圍和難度。
(2)供應(yīng)商數(shù)量多且管理復(fù)雜
對原材料的高依賴度,繁多的采購種類這些特征決定了電器制造企業(yè)往往需要與上游的原料元器件供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系,合作共生。電器制造企業(yè)的上游供應(yīng)商數(shù)量眾多,按照電器制造企業(yè)采購零部件形式的不同,將供應(yīng)商劃分為三種:一種是電器制造企業(yè)日常使用的標(biāo)準(zhǔn)通用件的制造企業(yè),采購時(shí)無需限定具體數(shù)量和品種,這類供應(yīng)商銷售范圍廣泛,業(yè)務(wù)較為獨(dú)立,自身內(nèi)部有完整生產(chǎn)體系;第二種供應(yīng)商是訂單化生產(chǎn)特定產(chǎn)品的零部件加工企業(yè),他們根據(jù)采購方電器制造企業(yè)的元器件訂單要求,為電器制造企業(yè)設(shè)計(jì)的特殊產(chǎn)品獨(dú)家定制具有特殊形狀和功能的零部件,這類企業(yè)多為中小型的專營企業(yè);第三種是零部件初裝企業(yè),電器制造企業(yè)在向前兩種供應(yīng)商采購之后,通過該類初裝企業(yè)將零部件組裝成相對獨(dú)立的部件單元,而后返銷給原電器制造企業(yè)完成最終的總裝。不同的采購物件對應(yīng)不同的供應(yīng)商,再考慮到隨著產(chǎn)品變化供應(yīng)商可能會經(jīng)常更換、采購合同簽訂時(shí)間也長短不一,供應(yīng)商的選擇和管理難度確實(shí)不小。電器制造企業(yè)需要采集供應(yīng)商的供貨數(shù)據(jù)和資質(zhì)、經(jīng)營狀況,建立起完善的供應(yīng)商管理系統(tǒng)對各類供應(yīng)商進(jìn)行全面的掌控。
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3 c 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制案例分析
3.1 c 企業(yè)概況
3.1.1 c 企業(yè)業(yè)務(wù)及經(jīng)營概況
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3.1.2 c 企業(yè)組織架構(gòu)
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4 優(yōu)化 c 企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議
4.1 加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)
采購管理信息系統(tǒng)離開工作組織結(jié)構(gòu)、控制環(huán)境、管理層示范、員工素質(zhì)培養(yǎng)等因素將難以發(fā)揮最大優(yōu)化效應(yīng),而這些因素的有效結(jié)合離不開內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)。因此,在采購管理信息系統(tǒng)上的實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)考慮同內(nèi)部控制環(huán)境的整合,才能更好地降低風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)。
4.1.1 強(qiáng)化員工的內(nèi)控意識
c 企業(yè)采購供應(yīng)商管理系統(tǒng)的實(shí)施需要采購相關(guān)組織人員的密切溝通和配合,業(yè)務(wù)執(zhí)行是否合規(guī),對供應(yīng)商的評定是否科學(xué)合理依賴于人的對企業(yè)相關(guān)制度的重視程度,而人的內(nèi)控意識受到企業(yè)文化這一內(nèi)部控制環(huán)境的影響很大,因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化員工的內(nèi)控意識,營造嚴(yán)格的內(nèi)部控制環(huán)境。
基層業(yè)務(wù)部門的人員占大多數(shù)且也是業(yè)務(wù)執(zhí)行的主力軍,內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)意識仍滲透不夠會對企業(yè)整個(gè)內(nèi)部控制體系是否能夠有效實(shí)施產(chǎn)生不利影響。因此 c 企業(yè)應(yīng)通過日常宣傳培訓(xùn)來潛移默化地強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門員工的內(nèi)控意識。c 企業(yè)的管理層應(yīng)當(dāng)重視內(nèi)部控制對企業(yè)管理的重要性,提高內(nèi)審人員的地位和待遇,內(nèi)部控制的必要性滲透進(jìn)企業(yè)文化之中。業(yè)務(wù)部門員工也要建立起“內(nèi)部控制對降低工作風(fēng)險(xiǎn)很重要”的觀念。其他管理部門也應(yīng)聯(lián)動培訓(xùn)宣傳,形式也要多樣且讓人易于接受。比如人力部可以與財(cái)務(wù)部、審計(jì)部等相關(guān)管理部門一起組成聯(lián)合培訓(xùn),強(qiáng)化培訓(xùn)員工企業(yè)文化及內(nèi)部控制的相關(guān)制度要求,把內(nèi)部控制的規(guī)范要求和作用效果作為重點(diǎn)內(nèi)容融入到全體員工的培訓(xùn)體系中,尤其是融入到對新員工的入職培訓(xùn)中。并設(shè)置公司內(nèi)部控制制度考試或競賽強(qiáng)化員工對公司內(nèi)部控制制度的了解。
4.1.2 提高采購人員素質(zhì)水平
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本文的研究對象c 電器制造企業(yè)是一家有六十年發(fā)展歷史的大型電器制造企業(yè),處于行業(yè)的領(lǐng)先地位,為了適應(yīng)本企業(yè)的飛速發(fā)展和生產(chǎn)的大規(guī)模擴(kuò)張,c 企業(yè)專門進(jìn)行了采購與付款業(yè)務(wù)的流程整改和采購供應(yīng)商信息系統(tǒng)建設(shè)。本文主要基于 c 企業(yè)的采購供應(yīng)商管理系統(tǒng),對該公司的采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況進(jìn)行案例研究。c 企業(yè)通過信息化平臺進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)操作,使得 c 企業(yè)在采購與付款業(yè)務(wù)的流程更加規(guī)范,效率更高,內(nèi)部控制的控制活動更加有效,采購組織間的信息溝通得到加強(qiáng),風(fēng)險(xiǎn)管理方面得到優(yōu)化,能更有效的規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)和資金風(fēng)險(xiǎn)。
因此,通過對 c 企業(yè)基于采購管理系統(tǒng)實(shí)施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)秀之處進(jìn)行介紹和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),本文給電器制造行業(yè)內(nèi)的其他企業(yè)的采購與付款內(nèi)部控制建設(shè)提出的啟示有:
二是對控制活動從嚴(yán)管理。c 企業(yè)對采購人員和技術(shù)人員、生產(chǎn)單位等采購支持組織人員崗位職責(zé)和權(quán)限設(shè)置進(jìn)行了明確劃分,在采購操作系統(tǒng)上賦予相關(guān)責(zé)任人操作權(quán)限,并在信息系統(tǒng)中設(shè)置日志記錄業(yè)務(wù)操作過程,對異常或違規(guī)的交易或數(shù)據(jù)啟動自動報(bào)告和警示功能,從而避免暗箱操作和越權(quán)違規(guī)操作行為,也可保證操作的可審計(jì)性。同時(shí)采購管理 srm 系統(tǒng)的自動信息化流程設(shè)計(jì)在滿足流程環(huán)節(jié)規(guī)定時(shí)可以自動觸發(fā)系統(tǒng)合規(guī)性審批和人工審核信息傳遞,實(shí)現(xiàn)了采購高效、準(zhǔn)確、保密安全的要求。該采購系統(tǒng)也解放了財(cái)務(wù)與采購人員,大量減少了人為因素的干預(yù),規(guī)避了如崗位不分離、私吞公款、賬實(shí)不符等會計(jì)控制風(fēng)險(xiǎn),能有效減少財(cái)務(wù)、采購人員因人為因素導(dǎo)致的舞弊漏洞和失誤概率。在采購付款業(yè)務(wù)中容易發(fā)生腐敗、舞弊(如供應(yīng)商選擇、采購定價(jià)、驗(yàn)收付款等)的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)信息和制度執(zhí)行過程公正透明,便于管理層和內(nèi)部控制部門的實(shí)時(shí)監(jiān)控管理,從而極大的壓縮了回扣、合謀等舞弊空間,使企業(yè)采購更符合市場規(guī)律。
參考文獻(xiàn)(略)
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