C電器制造公司采購與付款業(yè)務(wù)會計內(nèi)部控制案例研究
本文是一篇會計論文，本文的研究對象 c 電器制造企業(yè)是一家有六十年發(fā)展歷史的大型電器制造企業(yè)，處于行業(yè)的領(lǐng)先地位，為了適應(yīng)本企業(yè)的飛速發(fā)展和生產(chǎn)的大規(guī)模擴張，c 企業(yè)專門進行了采購與付款業(yè)務(wù)的流程整改和采購供應(yīng)商信息系統(tǒng)建設(shè)。本文主要基于 c 企業(yè)的采購供應(yīng)商管理系統(tǒng)，對該公司的采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程設(shè)計和運行情況進行案例研究。c 企業(yè)通過信息化平臺進行采購與付款業(yè)務(wù)操作，使得 c 企業(yè)在采購與付款業(yè)務(wù)的流程更加規(guī)范，效率更高，內(nèi)部控制的控制活動更加有效，采購組織間的信息溝通得到加強，風險管理方面得到優(yōu)化，能更有效的規(guī)避采購風險和資金風險。 原料采購環(huán)節(jié)是電器制造行業(yè)中對于利潤高低和企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要的業(yè)務(wù)流程。作為家電制造行業(yè)（尤其是彩電行業(yè)）的重要制造廠家，c 企業(yè)的采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)走在了行業(yè)前列，其采購與付款業(yè)務(wù)的系統(tǒng)流程設(shè)計非常值得行業(yè)內(nèi)其他深受采購效率不高、內(nèi)部控制不夠有效等問題困擾的企業(yè)借鑒。
1 緒論
1.1 研究背景與意義
1.1.1 研究背景
采購活動是制造業(yè)企業(yè)的經(jīng)營源頭，采購成本可以占總成本的 40%-60%左右。隨著現(xiàn)代競爭環(huán)境的愈發(fā)激烈，優(yōu)化采購流程，節(jié)約采購成本，可以大大的發(fā)揮采購創(chuàng)造“第三利潤源”的作用。所以采購業(yè)務(wù)對電器制造業(yè)企業(yè)的重要性不言而喻。而采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以有助于企業(yè)減低采購風險、減少采購舞弊與欺詐行為，提高營運效率和利潤水平。
由此可見，優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程、提高采購效率、減少采購成本成為大型電器制造企業(yè) c 企業(yè)進行采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)的重點。采購與付款業(yè)務(wù)作為電器制造企業(yè)經(jīng)營活動的起點，對其經(jīng)營活動有著重大意義，采購的價格和質(zhì)量、所耗時間直接影響著 c 企業(yè)的盈利水平和營運效率。
1.1.2 研究意義
本文以 c 電器制造集團為例，基于 c 企業(yè)的采購供應(yīng)商管理系統(tǒng)，對該公司的采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程設(shè)計和運行情況進行案例研究。運用實地調(diào)研、穿行測試、訪談?wù){(diào)查、和比較分析的方法，對該公司采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀進行了展示和分析，總結(jié)了 c 企業(yè)在采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的控制活動、信息溝通、風險管理等方面所取得的成效。同時也發(fā)現(xiàn)了上述采購信息系統(tǒng)管理下采購與付款業(yè)務(wù)實施過程中存在的內(nèi)控環(huán)境建設(shè)薄弱、內(nèi)部監(jiān)督流于形式、信息系統(tǒng)安全和風險管理方面仍需加強等問題。
由于 c 企業(yè)的采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)走在了行業(yè)前列，本文通過對 c 企業(yè)基于采購管理系統(tǒng)實施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)秀之處進行介紹和經(jīng)驗總結(jié)，給電器制造行業(yè)內(nèi)的其他企業(yè)的采購與付款內(nèi)部控制建設(shè)提出了可供借鑒的經(jīng)驗。此外筆者針對 c 企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題，提出了相關(guān)的優(yōu)化建議，有助于 c 企業(yè)更好的完善采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制建設(shè)，提高運營效率和經(jīng)濟效益。
............................
1.2.1 國外文獻綜述
內(nèi)部控制理論的不斷推進是一個正在變化的過程，它產(chǎn)生可以追溯到 18 世紀產(chǎn)業(yè)革命之后，同時等到了 20 世紀，內(nèi)部控制才在國際上迅速的成長起來，內(nèi)控從一定理論再到實務(wù)的內(nèi)容陸續(xù)的豐碩厚實。進入到 20 世紀 90 年代之后，漸漸的跳出會計和審計的狹視角，逐漸變窄了內(nèi)部控制與管理理論的界線，由于連續(xù)不斷加入風險管理的先進理論，所以內(nèi)部控制的研究又進一步的得到提升。
1992 年 9 月在美國反虛假財務(wù)報告委員會（簡稱 coso）建議要求下，由美國的五個會計職業(yè)集體盡心研究出了《內(nèi)部控制——整體框架》報告。第一次給出了企業(yè)內(nèi)部控制中包括的內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、和內(nèi)部監(jiān)督和三大目標的五大要素。該報告得到了專業(yè)人士的廣泛認可，并且是目前為止對內(nèi)部控制最為詳細的介紹。
.............................
2 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制概述
2.1 采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標及方法
采購活動是制造業(yè)企業(yè)的經(jīng)營源頭，對于 c 電器制造公司，它的采購業(yè)務(wù)主要是由材料的采購構(gòu)成的，原材料采購成本可占產(chǎn)品總成本的 40%-60%左右。采購效率和成本的控制對該企業(yè)的盈利水平和運營狀況有重要的影響。而采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制可以有助于企業(yè)減低采購風險、減少采購舞弊與欺詐行為，提高營運效率和利潤水平。采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要求企業(yè)根據(jù)自身運營特點和產(chǎn)品生產(chǎn)需求，明確采購與付款業(yè)務(wù)的實施流程，應(yīng)用風險控制方法評估出各流程的關(guān)鍵風險點，對此設(shè)計相關(guān)的控制措施，以制度規(guī)章的形式做出書面的規(guī)定并嚴格執(zhí)行和監(jiān)督。
2.1.1 采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標
關(guān)于采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標主要有以下三個方面：
（1）實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營效益最優(yōu)化，發(fā)揮采購“第三利潤源”的作用
這是營運方面的目標。期望通過采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建設(shè)，優(yōu)化采購流程和監(jiān)督方式，節(jié)約采購成本，提高采購效率，大大的發(fā)揮采購創(chuàng)造“第三利潤源”的作用。同時通過科學(xué)的供應(yīng)商管理機制，進行采購廣泛尋源，并根據(jù)合理的供應(yīng)商選擇方式和采購定價規(guī)范，在保證采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)的及時性的基礎(chǔ)上選取最優(yōu)的供應(yīng)商，盡可能低價高質(zhì)的完成采購目標，保障企業(yè)營運目標的實現(xiàn)。
（2）實現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)的合法合規(guī)性
合法性目標是最基本的控制目標。企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的合理設(shè)計和有效執(zhí)行有助于保證該業(yè)務(wù)的操作符合國家和行業(yè)監(jiān)管部門制定的法律法規(guī)、行業(yè)準則規(guī)定。企業(yè)的采購與付款業(yè)務(wù)中，諸如采購定價、招投標的過程、中標標準、以及采購合同條款訂立或協(xié)議的簽訂等均要在法律法規(guī)、行業(yè)準則的范圍內(nèi)規(guī)范透明的實施，以保證企業(yè)的采購合法合規(guī)性，免受政策法律、行業(yè)規(guī)章的處罰。
..........................
2.2 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的特點及流程
2.2.1 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)特點
（1）對原材料依賴度高，采購種類繁多
電器制造企業(yè)是典型的裝配加工型企業(yè)，制造的產(chǎn)品所需的上游零部件有近60%都要靠外部供應(yīng)，外部元器件的采購費用占企業(yè)總支出費用的一半以上。在電器行業(yè)，一些關(guān)鍵原料零部件件的性能與質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，電器制造企業(yè)一旦離開這些關(guān)鍵配件的支持將難以生存。因為電器制造行業(yè)是技術(shù)復(fù)雜性行業(yè)，產(chǎn)品所需的外購原料零部件數(shù)量多達數(shù)百種。況且伴隨著電器市場產(chǎn)品更新?lián)Q代速度的加快，原料零部件的迭代速度也越來越快，電器制造企業(yè)基本上每隔一段時間就要對零部件采購清單進行更新，新研發(fā)的產(chǎn)品有的還需要對特制元器件進行“訂單式”采購，這都極大的增加了采購的范圍和難度。
（2）供應(yīng)商數(shù)量多且管理復(fù)雜
對原材料的高依賴度，繁多的采購種類這些特征決定了電器制造企業(yè)往往需要與上游的原料元器件供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，合作共生。電器制造企業(yè)的上游供應(yīng)商數(shù)量眾多，按照電器制造企業(yè)采購零部件形式的不同，將供應(yīng)商劃分為三種：一種是電器制造企業(yè)日常使用的標準通用件的制造企業(yè)，采購時無需限定具體數(shù)量和品種，這類供應(yīng)商銷售范圍廣泛，業(yè)務(wù)較為獨立，自身內(nèi)部有完整生產(chǎn)體系；第二種供應(yīng)商是訂單化生產(chǎn)特定產(chǎn)品的零部件加工企業(yè)，他們根據(jù)采購方電器制造企業(yè)的元器件訂單要求，為電器制造企業(yè)設(shè)計的特殊產(chǎn)品獨家定制具有特殊形狀和功能的零部件，這類企業(yè)多為中小型的專營企業(yè)；第三種是零部件初裝企業(yè)，電器制造企業(yè)在向前兩種供應(yīng)商采購之后，通過該類初裝企業(yè)將零部件組裝成相對獨立的部件單元，而后返銷給原電器制造企業(yè)完成最終的總裝。不同的采購物件對應(yīng)不同的供應(yīng)商，再考慮到隨著產(chǎn)品變化供應(yīng)商可能會經(jīng)常更換、采購合同簽訂時間也長短不一，供應(yīng)商的選擇和管理難度確實不小。電器制造企業(yè)需要采集供應(yīng)商的供貨數(shù)據(jù)和資質(zhì)、經(jīng)營狀況，建立起完善的供應(yīng)商管理系統(tǒng)對各類供應(yīng)商進行全面的掌控。
..................................
3 c 電器制造企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制案例分析
3.1 c 企業(yè)概況
3.1.1 c 企業(yè)業(yè)務(wù)及經(jīng)營概況
......................................
3.1.2 c 企業(yè)組織架構(gòu)
............................................
4 優(yōu)化 c 企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的建議
4.1 加強內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)
采購管理信息系統(tǒng)離開工作組織結(jié)構(gòu)、控制環(huán)境、管理層示范、員工素質(zhì)培養(yǎng)等因素將難以發(fā)揮最大優(yōu)化效應(yīng)，而這些因素的有效結(jié)合離不開內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)。因此，在采購管理信息系統(tǒng)上的實施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)考慮同內(nèi)部控制環(huán)境的整合，才能更好地降低風險、實現(xiàn)控制目標。
4.1.1 強化員工的內(nèi)控意識
c 企業(yè)采購供應(yīng)商管理系統(tǒng)的實施需要采購相關(guān)組織人員的密切溝通和配合，業(yè)務(wù)執(zhí)行是否合規(guī)，對供應(yīng)商的評定是否科學(xué)合理依賴于人的對企業(yè)相關(guān)制度的重視程度，而人的內(nèi)控意識受到企業(yè)文化這一內(nèi)部控制環(huán)境的影響很大，因此企業(yè)應(yīng)當強化員工的內(nèi)控意識，營造嚴格的內(nèi)部控制環(huán)境。
基層業(yè)務(wù)部門的人員占大多數(shù)且也是業(yè)務(wù)執(zhí)行的主力軍，內(nèi)控風險意識仍滲透不夠會對企業(yè)整個內(nèi)部控制體系是否能夠有效實施產(chǎn)生不利影響。因此 c 企業(yè)應(yīng)通過日常宣傳培訓(xùn)來潛移默化地強化業(yè)務(wù)部門員工的內(nèi)控意識。c 企業(yè)的管理層應(yīng)當重視內(nèi)部控制對企業(yè)管理的重要性，提高內(nèi)審人員的地位和待遇，內(nèi)部控制的必要性滲透進企業(yè)文化之中。業(yè)務(wù)部門員工也要建立起“內(nèi)部控制對降低工作風險很重要”的觀念。其他管理部門也應(yīng)聯(lián)動培訓(xùn)宣傳，形式也要多樣且讓人易于接受。比如人力部可以與財務(wù)部、審計部等相關(guān)管理部門一起組成聯(lián)合培訓(xùn)，強化培訓(xùn)員工企業(yè)文化及內(nèi)部控制的相關(guān)制度要求，把內(nèi)部控制的規(guī)范要求和作用效果作為重點內(nèi)容融入到全體員工的培訓(xùn)體系中，尤其是融入到對新員工的入職培訓(xùn)中。并設(shè)置公司內(nèi)部控制制度考試或競賽強化員工對公司內(nèi)部控制制度的了解。
4.1.2 提高采購人員素質(zhì)水平
........................
本文的研究對象c 電器制造企業(yè)是一家有六十年發(fā)展歷史的大型電器制造企業(yè)，處于行業(yè)的領(lǐng)先地位，為了適應(yīng)本企業(yè)的飛速發(fā)展和生產(chǎn)的大規(guī)模擴張，c 企業(yè)專門進行了采購與付款業(yè)務(wù)的流程整改和采購供應(yīng)商信息系統(tǒng)建設(shè)。本文主要基于 c 企業(yè)的采購供應(yīng)商管理系統(tǒng)，對該公司的采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程設(shè)計和運行情況進行案例研究。c 企業(yè)通過信息化平臺進行采購與付款業(yè)務(wù)操作，使得 c 企業(yè)在采購與付款業(yè)務(wù)的流程更加規(guī)范，效率更高，內(nèi)部控制的控制活動更加有效，采購組織間的信息溝通得到加強，風險管理方面得到優(yōu)化，能更有效的規(guī)避采購風險和資金風險。
因此，通過對 c 企業(yè)基于采購管理系統(tǒng)實施采購與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)秀之處進行介紹和經(jīng)驗總結(jié)，本文給電器制造行業(yè)內(nèi)的其他企業(yè)的采購與付款內(nèi)部控制建設(shè)提出的啟示有：
二是對控制活動從嚴管理。c 企業(yè)對采購人員和技術(shù)人員、生產(chǎn)單位等采購支持組織人員崗位職責和權(quán)限設(shè)置進行了明確劃分，在采購操作系統(tǒng)上賦予相關(guān)責任人操作權(quán)限，并在信息系統(tǒng)中設(shè)置日志記錄業(yè)務(wù)操作過程，對異常或違規(guī)的交易或數(shù)據(jù)啟動自動報告和警示功能，從而避免暗箱操作和越權(quán)違規(guī)操作行為，也可保證操作的可審計性。同時采購管理 srm 系統(tǒng)的自動信息化流程設(shè)計在滿足流程環(huán)節(jié)規(guī)定時可以自動觸發(fā)系統(tǒng)合規(guī)性審批和人工審核信息傳遞，實現(xiàn)了采購高效、準確、保密安全的要求。該采購系統(tǒng)也解放了財務(wù)與采購人員，大量減少了人為因素的干預(yù)，規(guī)避了如崗位不分離、私吞公款、賬實不符等會計控制風險，能有效減少財務(wù)、采購人員因人為因素導(dǎo)致的舞弊漏洞和失誤概率。在采購付款業(yè)務(wù)中容易發(fā)生腐敗、舞弊（如供應(yīng)商選擇、采購定價、驗收付款等）的高風險環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息和制度執(zhí)行過程公正透明，便于管理層和內(nèi)部控制部門的實時監(jiān)控管理，從而極大的壓縮了回扣、合謀等舞弊空間，使企業(yè)采購更符合市場規(guī)律。
參考文獻（略）
